- В документах выплаты зарплаты, налогов и взносов («Расходный кассовый ордер» или «Списание с банковского счета») обязательно должна быть ссылка на соответствующую ведомость («Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк»).
- Суммы в ведомостях и в документах выплаты должны совпадать.
- Если нужно выплатить работнику меньшую или большую сумму, чем начислено, или внести другие корректировки: сначала внесите изменения непосредственно в сведения; Затем на основе скорректированной ведомости оформляйте документы выплаты.
Такой порядок гарантирует правильное отражение сумм в бухгалтерском учете и избегание разногласий.
Автоматическое заполнение сведений на выплату зарплаты («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу») с видом выплаты «Аванс» происходит на основании данных, внесенных в регистр сведений «Авансы сотрудникам»
(раздел «Зарплата и кадры», группа «Выплата зарплаты»).
Чтобы сотрудники попали в известность:
- В регистре «Авансы сотрудникам» необходимо вручную указать сумму аванса в поле «Сумма аванса».
- После этого данные автоматически подставляются в сведения в рассрочку.
Без заполнения этого поля сотрудники не будут включаться в документ автоматически.
Для отображения изменений размера сумм начислений и/или удержаний, прекращения действия ранее назначенных видов расчета и новых назначений используется документ «Кадровый перевод»
(раздел «Кадровый перевод», группа «Кадровый учет»).
Порядок работы с документом. Заполнение шапки документа:
- Организация
- Работник
- Дата документа
- Дата перевода
- Установить флаг «Изменить условия оплаты труда»
Подготовка табличных частей:
- После выбора сотрудника закладки «Начисление» и «Удержание» автоматически заполняются данными обо всех начислениях и удержаниях, ранее назначенных сотруднику. Внесение изменений:
- Изменение размера начислений/удержаний: в реквизите «Размер» на соответствующей закладке указать новую сумму.
- Добавление нового начисления/удержания: добавить новую строчку в соответствующей закладке с нужным видом расчета.
- Прекращение действия начисления/удержания: очистить поле «Размер» или удалить строчку с соответствующим видом расчета.
- Заменить один вид расчета другим: удалить старую строку и добавить новую с нужным видом начисления/удержания.
Фиксация изменений:
- После проведения документа, все внесенные изменения будут зафиксированы как новые условия оплаты труда сотрудника.
Формирование проводок по заработной плате в бухгалтерском учете возможно в двух режимах:
- Непосредственно в документе «Начисление зарплаты» (при проведении).
- Отдельным документом – «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете в конце периода».
- Порядок формирования проводок задается для организации в настройках учета заработной платы. (раздел «Зарплата и кадры», группа «Справочники и настройки», закладка «Отражение в учете»).
Если при проведении документа «Начисление зарплаты» проводки отсутствуют, следует проверить:
- Флаг «Проводки по отражению зарплаты в бухгалтерском учете формируются в конце периода».
- Если флаг установлен, проводки формируются в конце периода отдельным документом «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете».
- Если флаг не установлен, проводки формируются непосредственно в документе «Начисление зарплаты».
Способ отображения заработной платы. Предусмотрены три уровня отображения:
- Для предприятия в целом — единственный способ для всех сотрудников, сдается в регистре сведений «Бухучет зарплаты организаций» в реквизите «Способ отражения».
- Для подразделения – общий способ для всех сотрудников подразделения, задается в регистре сведений «Бухучет зарплаты подразделений» (гиперссылка «Настройка отображения по подразделениям»).
- Индивидуально для сотрудника – задается в регистре сведений «Бухучет зарплаты сотрудников» (гиперссылка «Настройка отображения за сотрудниками»).
- Правильная настройка этих реквизитов гарантирует формирование проводок при проведении документа «Начисление зарплаты».
Формирование проводок по заработной плате в бухгалтерском учете возможно в двух режимах:
- Непосредственно в документе «Начисление зарплаты» (при его проведении).
- Отдельным документом – «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете в конце периода».
Порядок формирования проводок определяется флагом «Проводки по отражению зарплаты в бухгалтерском учете формируются в конце периода» в настройках учета заработной платы
(раздел «Зарплата и кадры», группа «Справочники и настройки»):
- Если флаг установлен: проводки формируются в конце периода отдельным документом «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете». В этом случае автоматическое заполнение документа доступно через кнопку «Заполнить» в верхней части документа.
- Если флаг не установлен: проводки формируются непосредственно в документе «Начисление зарплаты». Документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» при этом не оформляется, а кнопка «Заполнить» в нем отсутствует.
Для автоматического формирования платежных документов на перечисление военного сбора через обработку «Формирование платежных документов по налогам» необходимо заполнить регистр сведений «Параметры платежных документов по налогам» (раздел «Зарплата и кадры», группа «Справочники и настройки»).
При заполнении регистра следует:
- В реквизите «Статья или налог» выбрать налог «Военный сбор» из справочника «Налоги».
- В реквизите «Счет» указать счет учета 642 «Расчеты по обязательным платежам».
- В реквизитах «Контрагент» и «Счет контрагента» внести данные об организации-получателе средств и его расчетном счете.
Для детального порядка внесения данных рекомендуется ознакомиться со статьей Подготовка информационной базы для автоматического формирования платежных документов на перечисление налогов с заработной платы.
Для справочника «Физические лица» синхронизация производится по реквизитам «Код» и «Дата рождения». Для справочника «Банки» синхронизация происходит только по реквизиту «Код».
Рекомендации:
- Все общие объекты учета лучше создавать сначала в Бухгалтерии, а затем выгружать в ЗУП.
- Такую выгрузку можно производить в любой момент — не обязательно в начале ведения учета.
- После этого используются уже синхронизированные объекты, что позволяет избежать дублирования.
Эта проблема может возникнуть, если в документе «Списание с банковского счета» не заполнен реквизит «Получатель» или указанный банк-получатель, не соответствующий банку, указанному в ведомости.
Решение:
- Реквизит “Получатель” обязательно нужно заполнить.
- Значение в этом реквизите должно совпадать с банком-получателем, указанным в ведомости.
Перерасчет НДФЛ осуществляется в документе Начисление зарплаты при начислении зарплаты за текущий месяц.
Порядок действий:
- В документе Начисление зарплаты установите флажок «Пересчет НДФЛ с начала года».
- Заполните документ: кнопкой Заполнить для всех сотрудников; или кнопкой «Подбирать» для конкретных сотрудников.
Программа автоматически рассчитает суммы к удержанию или возврату НДФЛ.
Если за выбранный период НДФЛ рассчитан правильно, колонки «Доход» и «Налог» останутся пустыми, заполнится только «Доход (полный)».
Перечисление НДФЛ в бюджет оформляется документом «Списание с банковского счета» при выплате зарплаты.
Для автоматического формирования платежных документов можно использовать обработку «Формирование платежных документов по налогам», доступную через кнопку «Документы по налогам» в сведениях на выплату зарплаты («Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу»).
В типовой конфигурации нет возможности формировать отдельные проводки для содержания из больничных и других начислений.
Основные моменты:
- Конфигурация не предполагает полноценного учета больничных, поэтому жесткого деления на субсчета 661 и 663 нет.
- Если начисления производились на 661 субсчет, удержания выполняются именно по нему.
- Если на 661 субсчете нет достаточной суммы для покрытия содержаний, остаток переносится на 663 субсчета во избежание отрицательных значений.
Таким образом, содержание распределяется автоматически в соответствии с наличием средств на субсчетах, а ручной раздел для больничных в стандартной конфигурации не предусмотрен.
- Откройте карту физического лица (Справочник «Физические лица», раздел «Кадры»).
- У реквизита «ФИО» нажмите на ссылку «Изменить ФИО».
- Введите новые данные: фамилию, имя, отчество.
- В реквизите «Дата» укажите дату смены фамилии.
- Нажмите кнопку «ОК» для сохранения.
Особенности:
После смены ФИО в справочнике «Физические лица» автоматически обновляется наименование соответствующего элемента справочника «Сотрудники».
Просмотр и при необходимости отредактировать историю изменений ФИО можно через ссылку «История ФИО» в карточке физического лица.
При «полном» способе ведения кадрового учета
Перевод оформляется документом «Кадровый перевод»
(меню «Зарплата и кадры» – группа «Кадровый учет»).
В документе необходимо:
- указать дату перевода;
- выбрать сотрудника;
- установить флаг «Перевести в другое подразделение или на другую должность»;
- в реквизите «Вид занятости» указать новый вид занятости: основное место работы, совместительство или внутреннее совместительство.
При «упрощенном» способе ведения кадрового учета
Информация об изменении вида занятости вносится непосредственно в карточку сотрудника путем выбора нового значения в реквизите «Вид занятости».
