Загальна інформація
Синхронізація між конфігураціями «BAS Малий бізнес» і «BAS Бухгалтерія ПРОФ» є двосторонньою. Обмін даними здійснюється як для документів, так і для довідкової інформації, а саме: організації, підрозділи, контрагенти, номенклатура та інші.
Основною базою для роботи є «BAS Малий бізнес»: саме там ведеться первинний облік і вносяться всі документи, а до бухгалтерії дані потрапляють уже через механізм обміну.
Водночас варто враховувати відмінності у призначенні цих конфігурацій:
- BAS Малий бізнес використовується для ведення управлінського обліку
- BAS Бухгалтерія призначена для регламентованого та податкового обліку
Можливості та обмеження обміну даними між BAS Малий бізнес і BAS Бухгалтерія ПРОФ
Перед тим, як почати налаштування обміну, потрібно враховувати які документи переносяться, а які ні.
З «BAS Малий бізнес» до «BAS Бухгалтерія» не передаються:
- документи, що використовуються виключно для управлінського обліку, зокрема:
розділи «Виробництво» (замовлення на виробництво, розподіл витрат, завдання на роботу), «Роботи» (прийом і передача в ремонт), «Кошти», група «Планування», «Зарплата», «Компанія» (групи «Майно» та «Фінансові операції»);
- документи введення початкових залишків (залишки необхідно вносити окремо в кожній системі до початку налаштування обміну);
- документ «Прибуткова накладна» з типом операції «Повернення від переробника»
У зворотному напрямку — з «BAS Бухгалтерія ПРОФ» до «BAS Малий бізнес» — передаються лише документи, пов’язані з обліком грошових коштів, тобто банківські та касові операції.
Умови для інтеграції між конфігураціями BAS
Для того щоб обмін даними був доступний, у кожній із конфігурацій необхідно активувати функцію «Синхронізація даних» у налаштуваннях програми.
В BAS Малий бізнес:
та в BAS Бухгалтерія ПРОФ:
Зверніть увагу! Функцію «Синхронізація даних» потрібно активувати в обох програмах ще до початку налаштування обміну.
Попередні дії перед налаштуванням синхронізації
Перед тим як переходити до налаштування обміну між системами «BAS Малий бізнес» і «BAS Бухгалтерія», варто підготувати обидві інформаційні бази.
Насамперед, в обох конфігураціях потрібно внести дані по організаціях, між якими буде відбуватись обмін.
Важливий момент: під час першої синхронізації зіставлення організацій відбувається за кодом ЄДРПОУ.
Також необхідно заздалегідь внести початкові залишки — по товарах, грошових коштах, взаєморозрахунках із контрагентами та інших об’єктах обліку.
Важливо! Дані довідника «Фізичні особи» можуть передаватися автоматично між системами, проте, після налаштування обміну, потрібно окремо оформити прийом співробітників у кожній базі.
Попередні налаштування в BAS Бухгалтерія
У цій конфігурації важливо підготувати базу до коректного відображення бухгалтерських даних:
- налаштувати параметри обліку
- визначити облікову політику
- заповнити регістри відомостей: «Рахунки розрахунків з контрагентами» та «Рахунки номенклатури»
Ці налаштування відповідають за автоматичне підставлення бухгалтерських рахунків у документах.
Попередні налаштування в BAS Малий бізнес
У цій системі важливо підготувати функціональну частину:
- увімкнути необхідні опції (наприклад, облік по кількох організаціях або роботу з комісійною торгівлею)
- заповнити довідник «Співробітники», додавши відповідальних або підзвітних осіб
Важливо! Перед початком налаштування рекомендується зробити резервну копію бази.
Інструкція з налаштування синхронізації між BAS Малий бізнес та BAS Бухгалтерія ПРОФ
Налаштування обміну виконується через спеціальний інструмент — «Помічник налаштування синхронізації даних».
У конфігурації «BAS Малий бізнес» його можна відкрити за таким шляхом:
Розділ «Налаштування» – «Інтеграції» – «Синхронізація даних» «Налаштувати синхронізацію даних».
У конфігурації «BAS Бухгалтерія» помічник налаштування синхронізації відкривається за таким шляхом:
«Адміністрування» – «Синхронізація даних» – «Налаштування синхронізації даних».
Налаштування синхронізації даних в BAS Малий бізнес
У базі «BAS Малий бізнес» потрібно розпочати налаштування через «Налаштування синхронізації даних», натиснувши «Створити»
та обрати гіперпосилання «BAS Бухгалтерія, редакція 2.1».
На наступному етапі потрібно перейти за посиланням «Налаштувати параметри підключення»
і вказати спосіб синхронізації між конфігураціями:
- через локальний або мережевий каталог
Важливо! Якщо база працює в клієнт-серверному режимі, каталог для синхронізації має бути розміщений безпосередньо на сервері або доступний для сервера. Інакше обмін просто не зможе працювати коректно.
- через пряме підключення до бази через інтернет, розміщеної на web-сервері.
Для демонстрації налаштування інтеграції BAS Малий бізнес з BAS Бухгалтерія
ми використаємо саме другий варіант.
Налаштування параметрів підключення через інтернет
У вікні «Налаштування підключення» потрібно обрати варіант «Підключення до іншої програми через Інтернет» і натиснути «Далі».
Після цього відкриється форма «Параметри підключення через інтернет», де потрібно внести адресу програми та ключ користувача і натиснути «Далі».
У вікні «Параметри синхронізації даних» потрібно внести у стрічці «Найменування» назву програми, в якій зараз налаштовуєте обмін, а також префікс, який слугує ідентифікатором. У стрічці нижче вказуються дані (найменування та префікс) програми, з якою налаштовуєте інтеграцію.
Після цього отримаєте результат «Налаштування підключення в цій програмі успішно збережені».
За потреби ви завжди можете повернутися до налаштувань через посилання «Налаштувати параметри підключення» — щоб змінити параметри або перевірити, чи є доступ до каталогу і чи коректно працює підключення.
Налаштування правил обміну даними в BAS малий бізнес
Після налаштувань параметрів підключення, потрібно задати правила синхронізації даних BAS Малий бізнес з BAS Бухгалтерія ПРОФ:
- вибрати автоматичну чи ручну синхронізацію;
- при автоматичній встановити дату, з якої почнеться обмін;
- відправляти дані за всіма організаціями чи тільки за обраними;
- всі документи чи тільки обрані види документів.
Після цього потрібно зберегти налаштування через команду «Записати», таким чином підтверджуючи їх. Налаштована синхронізація даних з’явиться у вікні «Налаштування синхронізації даних».
На цьому етапі переходимо до налаштувань в конфігурацію BAS Бухгалтерія ПРОФ.
Налаштування правил обміну в BAS Бухгалтерії
Переходимо до налаштувань в BAS Бухгалтерії, натиснувши у вікні «Налаштування синхронізації з програмою BAS Малий бізнес», а саме «Настроїти правила надсилання та отримання даних».
У вкладці «Правила синхронізації даних» потрібно вказати умови відправки документів, а саме:
- відправляти з поточної дати чи не відправляти;
- по всіх організаціях чи тильки за обраними організаціями.
У вкладці «Значення за замовчуванням» за потреби можна вказати статті витрат.
Далі потрібно записати та закрити форму налаштувань правил.
Переходимо до завершального етапу налаштувань в конфігурацію BAS Малий бізнес.
Налаштування вивантаження початкового завантаження даних в BAS Малий бізнес
Переходимо до налаштувань в BAS Малий бізнес для того, щоб завершити інтеграцію з BAS Бухгалтерія і натиснути «Вивантаження початкове завантаження даних».
У вікні, яке відкрилось потрібно натиснути «Далі».
Авторизуватись користувачу, ввівши свій логін та пароль.
Після зіставлення даних з’явиться інформаційне вікно з підтвердженням «Синхронізація даних завершена», а в обох конфігураціях зміниться статус «Зараз» у стовпцях «Дані відправлені»/«Дані отримані».
Будемо раді відповісти на ваші запитання стосовно налаштування інтеграції BAS Малий бізнес та BAS Бухгалтерія.
Читайте також:
Управлінський та бухгалтерський облік на базі BAS Малий бізнес + BAS Бухгалтерія
Інтеграція BAS з клієнт-банком: автоматизація банківських операцій
Розвиток бізнесу в BAS Малий бізнес: показники, аналіз бізнесу та бюджетування
