Для відображення пільги з ПДФО використовується документ «Заява на застосування пільги ПДФО» (розділ «Зарплата і кадри», група «ПДФО»).
У табличній частині документа зазначаються:
- Співробітник.
- Тип пільги.
- Дата початку дії пільги.
- Ознака «Актуальність».
У програмі «BAS Бухгалтерія» повноцінний облік робочого часу не реалізований. Колонку «Ознака неповного робочого часу» в табл. 6 Звіту по ЄСВ необхідно заповнювати вручну.
У налаштуваннях обліку зарплати (розділ «Зарплата і кадри» – група «Довідники та настройки» – «Настройки обліку зарплати», закладка «Відображення в обліку») реквізит «Спосіб відображення» визначає загальний шаблон проводок для всієї організації.
- Якщо для виду нарахування, співробітника або підрозділу призначено окремий спосіб відображення, він має пріоритет над загальним.
- Заповнювати загальний спосіб не обов’язково, але рекомендується на випадок, якщо новому співробітнику окремий спосіб не буде вказаний.
Щоб припинити дію пільги з ПДФО:
- У місяці припинення створіть і проведіть документ «Заява на застосування пільги ПДФО».
- У документі вкажіть: співробітника; пільгу, призначену раніше; дату припинення дії пільги.
- Прапор «Актуальність» не встановлюйте.
- Якщо сума перерахованого ПДФО менша за нараховану, оформіть документ «Відомість в банк» або «Відомість в касу» з видом виплати: «Чергова виплата з погашенням боргів» – для одночасної виплати зарплати та погашення заборгованості та «Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)» – для сплати податку окремо від зарплати.
- При заповненні документа кнопкою «Заповнити» будуть внесені дані за всі періоди невиплат, включаючи місяць виплати («Місяць виплати»).
- У бухгалтерському обліку перерахування ПДФО відображається документом «Списання з банківського рахунку» з видом операції «Перерахування податків/внесків по заробітній платі» та зазначенням відомості. Документи можна формувати вручну або автоматично.
- У довіднику «Контрагенти» створіть контрагента-фізичну особу з даними працівника.
- Документом «Реалізація товарів і послуг» відобразьте реалізацію, на закладці «Рахунки обліку» вкажіть рахунок 3773.
- У плані видів розрахунку «Утримання» створіть вид утримання «Товари за рахунок зарплати»: спосіб розрахунку – «Фіксованою сумою» та спосіб відображення в бух. обліку – «Дт 661 – Кт 3773».
- У документі «Нарахування зарплати» на закладці «Утримання» додайте цей вид утримання з сумою вартості товарів.
Розрахунок внесків ЄСВ з ФОП залежить від категорії ЄСВ працівника та виду ЄСВ у картці нарахування.
- Перевірте категорію ЄСВ співробітника: Повний кадровий облік – у документі «Прийом на роботу», поле «Категорія ЄСВ». Спрощений кадровий облік – у картці співробітника, поле «Поточна категорія ЄСВ».
- Для відпустки, лікарняних та інших міжрозрахункових виплат перевірте вид ЄСВ у картці виду нарахування на вкладці «Податковий і бух. облік».
- При створенні нового виду нарахування: На вкладці «Опис» оберіть категорію нарахування та спосіб розрахунку. Перевірте правильність заповнення параметрів вручну.
- Для коректного нарахування ЄСВ при авансах: У плані видів розрахунку «Нарахування» першим повинен бути вид розрахунку з категорією «Погодинна оплата праці».
Щоб пільга з ПДФО на кожну дитину враховувалася, виконайте наступне:
- Створіть документ «Заява на застосування пільги ПДФО» (розділ «Зарплата і кадри», група «ПДФО»). Вкажіть працівника, пільгу, дату початку дії та ознаку актуальності.
- У картці фізичної особи співробітника на вкладці «Склад родини» заповніть дані про дітей і встановіть ознаку «На утриманні».
- Для кожної дитини створіть елемент довідника «Фізичні особи» з датою народження та за потреби додайте інформацію про інвалідність через гіперпосилання «Спеціальні статуси фізосіб».
Пільга може не враховуватися, якщо:
- Не задано актуальність пільги або дата початку дії пізніша за місяць розрахунку ПДФО. Перевірте реквізити «Дата зміни» та «Актуальність» у документі «Заява на застосування пільги ПДФО».
- Не вказані діти, що перебувають на утриманні. Перевірте склад родини та ознаку «На утриманні».
- Некоректно вказана ступінь споріднення. У вкладці «Склад родини» для дітей має бути зазначено значення за замовчуванням «Дитина».
- Не вказано дату народження дитини. Перевірте дату народження в картці елемента довідника «Фізичні особи».
Ведення обліку нових робочих місць доступне лише при варіанті ведення кадрового обліку та обліку заробітної плати «У цій програмі, повний кадровий облік і повний облік заробітної плати». Детальніше про варіанти ведення обліку описано в статті «Варіанти кадрового обліку та обліку заробітної плати».
Підготовка до ведення обліку нових робочих місць
Увімкніть можливість обліку нових робочих місць:
- Відкрийте налаштування обліку зарплати (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки»).
- На закладці «Податки та внески» встановіть прапор «Ведеться облік нових робочих місць».
- Детальніше про налаштування читайте у статті «Настройка параметрів кадрового обліку та обліку заробітної плати».
Оформлення прийому на роботу
- Створіть документ «Прийом на роботу».
- Встановіть прапор «Прийнятий на нове робоче місце».
- Вкажіть дату створення робочого місця.
Переведення співробітника на нове робоче місце
- Створіть документ «Кадрове переведення».
- Виберіть співробітника.
- Установіть послідовно прапори: «Перевести в інший підрозділ або на іншу посаду» або «Активний статус Прийнятий на нове робоче місце»
Відображення у звіті з ЄСВ
- Після розрахунку заробітної плати інформація про нове робоче місце співробітника буде автоматично включена у звіт з ЄСВ.
У програмі повноцінний облік робочого часу та ведення графіків робіт не реалізовані.
Для розрахунку робочих днів і годин за місяць для 40-годинного робочого тижня використовується форма «Виробничий календар» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки»).
Після розрахунку виробничого календаря при створенні нового документа «Нарахування зарплати» на закладці «Нарахування» автоматично заповнюються дані колонок:
- «Норма днів за місяць»
- «Норма годин за місяць»
- «Норма днів»
- «Норма годин»
- «Відпрацьовано днів»
- «Відпрацьовано годин»
Якщо протягом місяця співробітник відпрацював менше місячної норми або облік часу ведеться за іншим графіком, необхідно:
- На закладці «Нарахування» у рядку з нарахуванням «Оклад по днях» або «Оклад по годинах» відкоригувати кількість відпрацьованих днів або годин.
- Натиснути кнопку «Перерахувати» у верхній частині документа для перерахунку основного нарахування.
Проводки щодо донарахування ЄСВ ФОП до рівня мінімальної зарплати можуть не формуватися, якщо у поточному періоді немає нарахувань. Типові приклади:
- У минулому періоді було відображено «перехідну» відпустку, а в поточному — відпустку без збереження зарплати; у цьому періоді потрібно донарахувати ЄСВ ФОП до мінімальної зарплати.
- Необхідно донарахувати ЄСВ ФОП до мінімальної зарплати для декретниці, суми декретних якої були нараховані в минулих періодах.
Щоб коректно відобразити донарахування ЄСВ ФОП на рахунках бухгалтерського обліку:
- Перейти в розділ «Зарплата і кадри» – група «Довідники та настройки» – Настройки обліку зарплати.
- На закладці «Відображення в обліку» заповнити інформацію про спосіб відображення зарплати «за замовчуванням» для організації.
Це дозволить проводкам щодо донарахування ЄСВ ФОП формуватися навіть при відсутності нарахувань у поточному періоді.
Вид виплати «Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)» у документах «Відомість в банк» і «Відомість в касу» використовується для перерахування податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору у випадках, коли зарплата вже нарахована, але виплата працівникам ще не здійснена.
Типові ситуації застосування:
- Затримка виплати заробітної плати понад два місяці.
- Виплата заробітної плати відбувається частково, а податки потрібно сплатити повністю за нарахований період.
- Необхідність коригування або перерахунку ПДФО і військового збору без зміни сум зарплати до виплати.
Таким чином, цей вид виплати дозволяє відобразити обов’язкові платежі до бюджету без фактичної виплати зарплати працівникам.
