Щоб пільга з ПДФО на кожну дитину враховувалася, виконайте наступне:
- Створіть документ «Заява на застосування пільги ПДФО» (розділ «Зарплата і кадри», група «ПДФО»). Вкажіть працівника, пільгу, дату початку дії та ознаку актуальності.
- У картці фізичної особи співробітника на вкладці «Склад родини» заповніть дані про дітей і встановіть ознаку «На утриманні».
- Для кожної дитини створіть елемент довідника «Фізичні особи» з датою народження та за потреби додайте інформацію про інвалідність через гіперпосилання «Спеціальні статуси фізосіб».
Пільга може не враховуватися, якщо:
- Не задано актуальність пільги або дата початку дії пізніша за місяць розрахунку ПДФО. Перевірте реквізити «Дата зміни» та «Актуальність» у документі «Заява на застосування пільги ПДФО».
- Не вказані діти, що перебувають на утриманні. Перевірте склад родини та ознаку «На утриманні».
- Некоректно вказана ступінь споріднення. У вкладці «Склад родини» для дітей має бути зазначено значення за замовчуванням «Дитина».
- Не вказано дату народження дитини. Перевірте дату народження в картці елемента довідника «Фізичні особи».
Ведення обліку нових робочих місць доступне лише при варіанті ведення кадрового обліку та обліку заробітної плати «У цій програмі, повний кадровий облік і повний облік заробітної плати». Детальніше про варіанти ведення обліку описано в статті «Варіанти кадрового обліку та обліку заробітної плати».
Підготовка до ведення обліку нових робочих місць
Увімкніть можливість обліку нових робочих місць:
- Відкрийте налаштування обліку зарплати (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки»).
- На закладці «Податки та внески» встановіть прапор «Ведеться облік нових робочих місць».
- Детальніше про налаштування читайте у статті «Настройка параметрів кадрового обліку та обліку заробітної плати».
Оформлення прийому на роботу
- Створіть документ «Прийом на роботу».
- Встановіть прапор «Прийнятий на нове робоче місце».
- Вкажіть дату створення робочого місця.
Переведення співробітника на нове робоче місце
- Створіть документ «Кадрове переведення».
- Виберіть співробітника.
- Установіть послідовно прапори: «Перевести в інший підрозділ або на іншу посаду» або «Активний статус Прийнятий на нове робоче місце»
Відображення у звіті з ЄСВ
- Після розрахунку заробітної плати інформація про нове робоче місце співробітника буде автоматично включена у звіт з ЄСВ.
У програмі повноцінний облік робочого часу та ведення графіків робіт не реалізовані.
Для розрахунку робочих днів і годин за місяць для 40-годинного робочого тижня використовується форма «Виробничий календар» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки»).
Після розрахунку виробничого календаря при створенні нового документа «Нарахування зарплати» на закладці «Нарахування» автоматично заповнюються дані колонок:
- «Норма днів за місяць»
- «Норма годин за місяць»
- «Норма днів»
- «Норма годин»
- «Відпрацьовано днів»
- «Відпрацьовано годин»
Якщо протягом місяця співробітник відпрацював менше місячної норми або облік часу ведеться за іншим графіком, необхідно:
- На закладці «Нарахування» у рядку з нарахуванням «Оклад по днях» або «Оклад по годинах» відкоригувати кількість відпрацьованих днів або годин.
- Натиснути кнопку «Перерахувати» у верхній частині документа для перерахунку основного нарахування.
Проводки щодо донарахування ЄСВ ФОП до рівня мінімальної зарплати можуть не формуватися, якщо у поточному періоді немає нарахувань. Типові приклади:
- У минулому періоді було відображено «перехідну» відпустку, а в поточному — відпустку без збереження зарплати; у цьому періоді потрібно донарахувати ЄСВ ФОП до мінімальної зарплати.
- Необхідно донарахувати ЄСВ ФОП до мінімальної зарплати для декретниці, суми декретних якої були нараховані в минулих періодах.
Щоб коректно відобразити донарахування ЄСВ ФОП на рахунках бухгалтерського обліку:
- Перейти в розділ «Зарплата і кадри» – група «Довідники та настройки» – Настройки обліку зарплати.
- На закладці «Відображення в обліку» заповнити інформацію про спосіб відображення зарплати «за замовчуванням» для організації.
Це дозволить проводкам щодо донарахування ЄСВ ФОП формуватися навіть при відсутності нарахувань у поточному періоді.
Вид виплати «Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)» у документах «Відомість в банк» і «Відомість в касу» використовується для перерахування податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору у випадках, коли зарплата вже нарахована, але виплата працівникам ще не здійснена.
Типові ситуації застосування:
- Затримка виплати заробітної плати понад два місяці.
- Виплата заробітної плати відбувається частково, а податки потрібно сплатити повністю за нарахований період.
- Необхідність коригування або перерахунку ПДФО і військового збору без зміни сум зарплати до виплати.
Таким чином, цей вид виплати дозволяє відобразити обов’язкові платежі до бюджету без фактичної виплати зарплати працівникам.
Щоб відобразити відпустку без збереження зарплати, виконайте наступні кроки:
Створіть новий вид нарахування:
- Перейдіть у план видів розрахунку Нарахування (розділ «Зарплата і кадри» – група «Довідники та настройки»).
- Додайте новий вид нарахування, наприклад, «Відпустка без збереження зарплати».
- Встановіть категорію «Відпустка без оплати».
- Після вибору категорії основні параметри нарахування заповнюються за замовчуванням. Перевірте їх правильність і за потреби внесіть зміни вручну.
Детальніше про створення нового нарахування див. у статті «Створення нового нарахування плану видів розрахунків Нарахування».
Відобразіть відпустку у документі «Нарахування зарплати»:
- Виберіть співробітника, підрозділ і посаду.
- У колонці «Нарахування» вкажіть створений вид нарахування.
- Встановіть період перебування у відпустці.
- За потреби натисніть «Перерахувати», щоб оновити суми податків і внесків.
Щоб відобразити інформацію лише за певним співробітником у документі «Нарахування зарплати», виконайте такі кроки:
- Перейдіть на закладку «Нарахування» або «Утримання».
- Натисніть «Ще» – «Знайти» або використайте комбінацію клавіш Ctrl+F.
- У вікні пошуку: у реквізиті «Де шукати» оберіть «Співробітник»; у реквізиті «Що шукати» виберіть потрібного співробітника із довідника «Співробітники».
- Натисніть «Знайти» – у табличній частині документа відобразяться лише дані цього співробітника.
- Щоб повернути відображення всіх співробітників, натисніть «Відмінити пошук» у меню «Ще» або використайте Ctrl+Q.
На інших закладках, таких як «ПДФО» та «Внески ФОП», пошук виконується за реквізитом «Фізична особа».
Для віднесення додаткових нарахувань співробітників на різні рахунки витрат необхідно налаштувати способи відображення зарплати в регламентованому обліку.
Основна заробітна плата
Спосіб відображення основного заробітку задається в настройках обліку зарплати:
- Розділ: Зарплата і кадри – Довідники та настройки – Відображення в обліку.
Додаткові нарахування
Спосіб відображення задається безпосередньо в картці нарахування:
- Розділ: Зарплата і кадри – Довідники та настройки – закладка Податковий та бух. облік.
Передбачені варіанти:
- За даними про співробітника і його планових нарахуваннях
Додаткові нарахування будуть відображені на витратних рахунках так само, як і основна зарплата співробітника. - Як зазначено на нарахуванні
У цьому випадку в реквізиті «Спосіб відображення» картки нарахування оберіть потрібний спосіб із довідника «Способи відображення зарплати в регламентованому обліку».
- У документах виплати зарплати, податків і внесків («Видатковий касовий ордер» або «Списання з банківського рахунку») обов’язково повинно бути посилання на відповідну відомість («Відомість в касу» або «Відомість в банк»).
- Суми у відомостях та у документах виплати повинні збігатися.
- Якщо потрібно виплатити працівнику меншу або більшу суму, ніж нараховано, або внести інші коригування: спочатку внесіть зміни безпосередньо у відомості; Потім на основі відкоригованої відомості оформлюйте документи виплати.
Такий порядок гарантує правильне відображення сум у бухгалтерському обліку та уникнення розбіжностей.
Автоматичне заповнення відомостей на виплату зарплати («Відомість в банк», «Відомість в касу») з видом виплати «Аванс» відбувається на підставі даних, внесених у регістр відомостей «Аванси співробітникам»
(розділ «Зарплата і кадри», група «Виплата зарплати»).
Щоб співробітники потрапили у відомість:
- У регістрі «Аванси співробітникам» необхідно вручну вказати суму авансу у полі «Сума авансу».
- Після цього дані автоматично підставляються у відомості на виплату.
Без заповнення цього поля співробітники не включатимуться в документ автоматично.
Для відображення змін розміру сум нарахувань і/або утримань, припинення дії раніше призначених видів розрахунку та призначення нових використовується документ «Кадрове переведення»
(розділ «Зарплата і кадри», група «Кадровий облік»).
Порядок роботи з документом:
- Заповнення шапки документа:
- Організація
- Працівник
- Дата документа
- Дата переведення
- Встановити прапор «Змінити умови оплати праці»
Підготовка табличних частин:
Після вибору співробітника закладки «Нарахування» і «Утримання» автоматично заповнюються даними про всі нарахування та утримання, раніше призначені співробітнику. Внесення змін:
- Зміна розміру нарахувань/утримань: у реквізиті «Розмір» на відповідній закладці вказати нову суму.
- Додавання нового нарахування/утримання: додати новий рядок у відповідній закладці з потрібним видом розрахунку.
- Припинення дії нарахування/утримання: очистити поле «Розмір» або видалити рядок із відповідним видом розрахунку.
- Замінити один вид розрахунку іншим: видалити старий рядок і додати новий з потрібним видом нарахування/утримання.
Фіксація змін:
- Після проведення документа всі внесені зміни будуть зафіксовані як нові умови оплати праці співробітника.
Формування проводок із заробітної плати в бухгалтерському обліку можливе у двох режимах:
- Безпосередньо в документі «Нарахування зарплати» (під час проведення).
- Окремим документом — «Відображення зарплати в бухгалтерському обліку в кінці періоду».
Порядок формування проводок задається для організації в налаштуваннях обліку зарплати.
(розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та налаштування», закладка «Відображення в обліку»).
Якщо при проведенні документа «Нарахування зарплати» проводки відсутні, слід перевірити:
Прапор «Проводки з відображення зарплати в бухгалтерському обліку формуються наприкінці періоду»
- Якщо прапор встановлений — проводки формуються в кінці періоду окремим документом «Відображення зарплати в бухгалтерському обліку».
- Якщо прапор не встановлений — проводки формуються безпосередньо в документі «Нарахування зарплати».
Спосіб відображення заробітної плати. Передбачені три рівні відображення:
- Для підприємства в цілому — єдиний спосіб для всіх співробітників, задається в регістрі відомостей «Бухоблік зарплати організацій» у реквізиті «Спосіб відображення».
- Для підрозділу — загальний спосіб для всіх співробітників підрозділу, задається в регістрі відомостей «Бухоблік зарплати підрозділів» (гіперпосилання «Налаштування відображення за підрозділами»).
- Індивідуально для співробітника — задається в регістрі відомостей «Бухоблік зарплати співробітників» (гіперпосилання «Налаштування відображення за співробітниками»).
Правильне налаштування цих реквізитів гарантує формування проводок при проведенні документа «Нарахування зарплати».
