Чому варто розділяти управлінський та бухгалтерські обліки
Управлінський та бухгалтерський облік мають вирішувати різні завдання
Управлінське рішення, наприклад «BAS Малий бізнес», «BAS Управління торгівлею» розроблені для автоматизації господарських операцій компанії, управлінні ресурсами, для аналізу ефективності її діяльності та прийнятті стратегічних управлінських рішень керівництвом. Зазвичай, такі системи не мають чітких регламентів і не потребують частих оновлень.
Бухгалтерський облік передбачає суворе дотримання законодавства та регламентів, спрямованих на точне відображення фінансових операцій та звітність. Зміни в законодавстві повинні відображатись і в BAS Бухгалтерія. Відповідно бухгалтерські програми дуже динамічні, і потребують оновлень конфігурацій відповідно до законодавчих змін.
Для кращого розуміння, розглянемо на прикладі.
Торгова компанія «Прогрес» використовує для продажів, отримання звітності BAS Малий бізнес, а для бухгалтерського обліку — BAS Бухгалтерія. За роки своєї діяльності, управлінська програма обросла додатковими функціями (доробками), інтеграціями із сайтом, програмно-апаратним забезпеченням, зовнішніми платіжними системами. Після виходу оновлень для BAS Бухгалтерія, програміст чи то й сам користувач оновив програму і компанія працює далі.
Однак, якби це торгове підприємство використовувало комплексну програму, що об’єднувала б управлінський та бухгалтерський облік, оновлювати потрібно було б усі модулі (включно з доопрацьованими) облікової системи. А це вже інша цифра в розрахунках часу, вартості, інших ресурсів.
Оновлення програм та підтримка рішень
Розглянемо іншу ситуацію. З розвитком технологій будь-які програмні рішення оновлюються: з’являються нові версії, розширюється функціонал, змінюються вимоги бізнесу та законодавства. Це нормальний процес, який дозволяє компаніям працювати ефективніше та використовувати сучасні інструменти.
Якщо мова йде про управлінський облік, оновлення є не таким критичним, і можна продовжувати використовувати свою програму.
У випадку бухгалтерських систем важливо використовувати актуальні версії, оскільки вони враховують зміни в законодавстві та забезпечують коректність обліку. Тому апдейт до нового релізу — це не ризик, а запланований етап розвитку облікової системи.
Коли компанія використовує комплексну систему обліку, ситуація дещо інша. Саме, через необхідність мати актуальну версію бухгалтерського модулю, стане питання оновлення всієї програми комплексно. А це вже інші витрати, які найчастіше перевищують вартість придбання та обслуговування різних облікових баз.
Безпека доступу до облікових баз
Поговоримо про безпеку. Використання різних конфігурацій і розділення обліків — це ще й безпека доступу. Оскільки не всі користувачі мають ключі до інформаційних даних компанії.
Обмін даними між управлінською та бухгалтерською конфігураціями здійснюються за попередньо налаштованими сценаріями. В бухгалтерію потрапляє тільки та інформація, яка потрібна для ведення офіційного бухгалтерського обліку. Натомість в управлінську базу, завдяки інтеграції, можна витягти фінансові показники компанії.
Варто згадати і про віруси, рейдерські атаки, перевірки.
Про безпеку даних програми BAS
Складнощі у використанні комплексних систем обліку
Витрати на покупку та підтримку
Зазвичай комплексні системи, такі, як BAS Комплексне управління підприємством, BAS ERP потребують великих стартових інвестицій, як на саму програму, так і на впровадження, навчання персоналу. Підтримка і адміністрування такої великої системи можуть вимагати більше ресурсів, як фінансових, так і людських. Чого не можна сказати про невеликі конфігурації.
Чи можуть управлінський та бухгалтерський облік заважати один одному, якщо ведуться в одній базі
Комплексні системи є досить складними в налаштуванні та масштабуванні. Будь-які зміни, доробки під індивідуальні задачі бізнесу в одній частині системи можуть вплинути на інші модулі, що створює ризики помилок або несумісності при оновленнях. Окремі програми дозволяють більш точно керувати оновленнями та налаштуваннями. Якщо оновлення потрібне лише в одному напрямку (наприклад, зміна податкових ставок або нові правила звітності в бухгалтерії), це можна зробити в BAS Бухгалтерія без впливу на управлінські процеси.
Наприклад, після оновлення, через кілька днів, вилізли баги по частині операційного обліку. У продавців виникає резонне питання «Навіщо нам щось оновлювати, у системі продажів нічого не змінилось».
Чи вигідно при масштабуванні бізнесу використовувати комплексну систему обліку
Окремі конфігурації забезпечують гнучкість для бізнесу на різних стадіях його розвитку. Наприклад, малий бізнес може почати з BAS Малий бізнес і поступово масштабувати програму доопрацюваннями нових функцій, модулів тощо. Натомість BAS Бухгалтерія залишиться в типовому форматі.
При впровадженні комплексного рішення потрібно закладати витрати часу та грошових коштів на покупку, впровадження, налаштування, навчання персоналу тощо.
Бізнес масштабується і виходить на експортні ринки. Ведення бухгалтерського обліку в Україні відрізняється, наприклад, від країн Європи, і потрібно адаптувати цей облік під місцеве законодавство. Чи вигідно об’єднувати обліки в єдину програмну систему з точки зору бухгалтерського обліку. Звісно ні. У такій ситуації краще розділяти бухгалтерську та управлінську бази.
Навіщо потрібна інтеграція між BAS Малий бізнес та BAS Бухгалтерія
Увесь управлінський облік ведеться в BAS Малий бізнес, а бухгалтерський в BAS Бухгалтерія. Для обміну інформацією, в рамках однієї компанії, роботу конфігурацій BAS Малий бізнес та BAS Бухгалтерія можна синхронізувати, і автоматично чи вручну отримувати інформацію з інтегрованої конфігурації.
Використання двох окремих конфігурацій, як BAS Малий бізнес і BAS Бухгалтерія, забезпечує гнучкість, зменшує витрати на впровадження і підтримку, дозволяє точніше керувати процесами та мінімізує ризики при оновленнях. Для невеликих і середніх підприємств це дає можливість уникати складнощів і перевантажень, характерних для комплексних систем, і зосередитися на покращенні ключових процесів бізнесу
