Почему следует разделять управленческий и бухгалтерские учеты
Управленческий и бухгалтерский учет должны решать разные задачи
Управленческие решения, например «BAS Малий бізнес», «BAS Управління торгівлею», разработаны для автоматизации хозяйственных операций компании, управлении ресурсами, для анализа эффективности ее деятельности и принятия стратегических управленческих решений руководством. Обычно такие системы не имеют четких регламентов и не требуют частых обновлений.
Бухгалтерский учет предполагает строгое соблюдение законодательства и регламентов, направленных на точное отражение финансовых операций и отчетности. Изменения в законодательстве должны отражаться и в BAS Бухгалтерии. Соответственно бухгалтерские программы очень динамичны и требуют обновлений конфигураций в соответствии с законодательными изменениями.
Для лучшего понимания рассмотрим на примере.
Торговая компания «Прогресс» использует для продаж, получения отчетности BAS Малий бізнес, а для бухгалтерского учета – BAS Бухгалтерія. За годы своей деятельности управленческая программа обросла дополнительными функциями (доработками), интеграциями с сайтом, программно-аппаратным обеспечением, внешними платежными системами. После выхода обновлений для BAS Бухгалтерія, программист или сам пользователь обновил программу и компания работает дальше.
Однако, если бы это торговое предприятие использовало комплексную программу, объединяющую управленческий и бухгалтерский учет, обновлять нужно бы все модули (включая доработанные) учетной системы. А это уже другая цифра в расчете времени, стоимости, других ресурсов.
Обновление программ и поддержка решений
Рассмотрим другую ситуацию. С развитием технологий, любые программные решения обновляются: появляются новые версии, расширяется функционал, изменяются требования бизнеса и законодательства. Это нормальный процесс, позволяющий компаниям работать более эффективно и использовать современные инструменты.
Если речь идет об управленческом учете, обновление является не столь критичным, и можно продолжать использовать свою программу.
В случае бухгалтерских систем важно использовать актуальные версии, поскольку учитывают изменения в законодательстве и обеспечивают корректность учета. Поэтому апдейт к новому релизу – это не риск, а запланированный этап развития учетной системы.
В случае, когда компания использует комплексную систему учета, ситуация несколько иная. Именно из-за необходимости иметь актуальную версию бухгалтерского модуля станет вопрос обновления всей программы комплексно. А это уже другие расходы, чаще всего превышающие стоимость приобретения и обслуживания различных учетных баз.
Безопасность доступа к учетным базам
Поговорим о безопасности. Использование различных конфигураций и разделение учета – это еще и безопасность доступа. Поскольку не все пользователи имеют ключи к информационным данным компании.
Обмен данными между управленческой и бухгалтерской конфигурациями осуществляются по предварительно настроенным сценариям. В бухгалтерию попадает только информация, которая необходима для ведения официального бухгалтерского учета. В управленческую базу, благодаря интеграции, можно извлечь финансовые показатели компании.
Следует упомянуть и о вирусах, рейдерских атаках, проверках.
О безопасности данных программы BAS
Сложности в использовании комплексных систем учета
Расходы на покупку и поддержку
Обычно комплексные системы, такие как BAS Комплексне управління підприємством, BAS ERP нуждаются в больших стартовых инвестициях, как на саму программу, так и на внедрение, обучение персонала. Поддержка и администрирование столь обширной системы могут потребовать больше ресурсов, как финансовых, так и человеческих. Чего нельзя сказать о небольших конфигурациях.
Могут ли управленческий и бухгалтерский учет мешать друг другу, если ведутся в одной базе
Комплексные системы достаточно сложны в настройке и масштабировании. Любые изменения, доработки под индивидуальные задачи бизнеса в одной части системы, могут повлиять на другие модули, что создает риски ошибок или несовместимости при обновлениях. Некоторые приложения позволяют более точно управлять обновлениями и настройками. Если обновление нужно только в одном направлении (например, изменение налоговых ставок или новые правила отчетности в бухгалтерии), это можно сделать в BAS Бухгалтерія без влияния на управленческие процессы.
К примеру, после обновления, через несколько дней, вылезли баги по части операционного учета. У продавцов возникает резонный вопрос «Зачем нам что-нибудь обновлять, в системе продаж ничего не изменилось».
Выгодно ли при масштабировании бизнеса использовать комплексную систему учета
Отдельные конфигурации обеспечивают гибкость для бизнеса на разных стадиях его развития. Например, малый бизнес может начать с BAS Малый бизнес и постепенно масштабировать программу доработками новых функций, модулей и т.д. BAS Бухгалтерия останется в типичном формате.
При внедрении комплексного решения нужно закладывать затраты времени и денежных средств на покупку, внедрение, настройку, обучение персонала и т.д.
Бизнес масштабируется и выходит на экспортные рынки. Ведение бухгалтерского учета в Украине отличается, например, от стран Европы и нужно адаптировать этот учет под местное законодательство. Выгодно ли объединять учета в единую программную систему с точки зрения бухгалтерского учета. Конечно нет. В такой ситуации лучше разделять бухгалтерскую и управленческую базу.
Зачем нужна интеграция между BAS Малий бізнес и BAS Бухгалтерія
Весь управленческий учет ведется в BAS Малий бізнес, а бухгалтерский – в BAS Бухгалтерія. Для обмена информацией, в рамках одной компании, работу конфигураций BAS Малий бізнес и BAS Бухгалтерія можно синхронизировать и автоматически или вручную получать информацию из интегрированной конфигурации.
Использование двух отдельных конфигураций, как BAS Малий бізнес и BAS Бухгалтерія, обеспечивает гибкость, уменьшает затраты на внедрение и поддержку, позволяет более точно управлять процессами и минимизирует риски при обновлениях. Для небольших и средних предприятий это позволяет избегать сложностей и перегрузок, характерных для комплексных систем, и сосредоточиться на улучшении ключевых процессов бизнеса.
