У налаштуваннях обліку зарплати (розділ «Зарплата і кадри» – група «Довідники та настройки» – «Настройки обліку зарплати», закладка «Відображення в обліку») реквізит «Спосіб відображення» визначає загальний шаблон проводок для всієї організації.
- Якщо для виду нарахування, співробітника або підрозділу призначено окремий спосіб відображення, він має пріоритет над загальним.
- Заповнювати загальний спосіб не обов’язково, але рекомендується на випадок, якщо новому співробітнику окремий спосіб не буде вказаний.
Щоб припинити дію пільги з ПДФО:
- У місяці припинення створіть і проведіть документ «Заява на застосування пільги ПДФО».
- У документі вкажіть: співробітника; пільгу, призначену раніше; дату припинення дії пільги.
- Прапор «Актуальність» не встановлюйте.
- Якщо сума перерахованого ПДФО менша за нараховану, оформіть документ «Відомість в банк» або «Відомість в касу» з видом виплати: «Чергова виплата з погашенням боргів» – для одночасної виплати зарплати та погашення заборгованості та «Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)» – для сплати податку окремо від зарплати.
- При заповненні документа кнопкою «Заповнити» будуть внесені дані за всі періоди невиплат, включаючи місяць виплати («Місяць виплати»).
- У бухгалтерському обліку перерахування ПДФО відображається документом «Списання з банківського рахунку» з видом операції «Перерахування податків/внесків по заробітній платі» та зазначенням відомості. Документи можна формувати вручну або автоматично.
- У довіднику «Контрагенти» створіть контрагента-фізичну особу з даними працівника.
- Документом «Реалізація товарів і послуг» відобразьте реалізацію, на закладці «Рахунки обліку» вкажіть рахунок 3773.
- У плані видів розрахунку «Утримання» створіть вид утримання «Товари за рахунок зарплати»: спосіб розрахунку – «Фіксованою сумою» та спосіб відображення в бух. обліку – «Дт 661 – Кт 3773».
- У документі «Нарахування зарплати» на закладці «Утримання» додайте цей вид утримання з сумою вартості товарів.
Розрахунок внесків ЄСВ з ФОП залежить від категорії ЄСВ працівника та виду ЄСВ у картці нарахування.
- Перевірте категорію ЄСВ співробітника: Повний кадровий облік – у документі «Прийом на роботу», поле «Категорія ЄСВ». Спрощений кадровий облік – у картці співробітника, поле «Поточна категорія ЄСВ».
- Для відпустки, лікарняних та інших міжрозрахункових виплат перевірте вид ЄСВ у картці виду нарахування на вкладці «Податковий і бух. облік».
- При створенні нового виду нарахування: На вкладці «Опис» оберіть категорію нарахування та спосіб розрахунку. Перевірте правильність заповнення параметрів вручну.
- Для коректного нарахування ЄСВ при авансах: У плані видів розрахунку «Нарахування» першим повинен бути вид розрахунку з категорією «Погодинна оплата праці».
Щоб пільга з ПДФО на кожну дитину враховувалася, виконайте наступне:
- Створіть документ «Заява на застосування пільги ПДФО» (розділ «Зарплата і кадри», група «ПДФО»). Вкажіть працівника, пільгу, дату початку дії та ознаку актуальності.
- У картці фізичної особи співробітника на вкладці «Склад родини» заповніть дані про дітей і встановіть ознаку «На утриманні».
- Для кожної дитини створіть елемент довідника «Фізичні особи» з датою народження та за потреби додайте інформацію про інвалідність через гіперпосилання «Спеціальні статуси фізосіб».
Пільга може не враховуватися, якщо:
- Не задано актуальність пільги або дата початку дії пізніша за місяць розрахунку ПДФО. Перевірте реквізити «Дата зміни» та «Актуальність» у документі «Заява на застосування пільги ПДФО».
- Не вказані діти, що перебувають на утриманні. Перевірте склад родини та ознаку «На утриманні».
- Некоректно вказана ступінь споріднення. У вкладці «Склад родини» для дітей має бути зазначено значення за замовчуванням «Дитина».
- Не вказано дату народження дитини. Перевірте дату народження в картці елемента довідника «Фізичні особи».
Ведення обліку нових робочих місць доступне лише при варіанті ведення кадрового обліку та обліку заробітної плати «У цій програмі, повний кадровий облік і повний облік заробітної плати». Детальніше про варіанти ведення обліку описано в статті «Варіанти кадрового обліку та обліку заробітної плати».
Підготовка до ведення обліку нових робочих місць
Увімкніть можливість обліку нових робочих місць:
- Відкрийте налаштування обліку зарплати (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки»).
- На закладці «Податки та внески» встановіть прапор «Ведеться облік нових робочих місць».
- Детальніше про налаштування читайте у статті «Настройка параметрів кадрового обліку та обліку заробітної плати».
Оформлення прийому на роботу
- Створіть документ «Прийом на роботу».
- Встановіть прапор «Прийнятий на нове робоче місце».
- Вкажіть дату створення робочого місця.
Переведення співробітника на нове робоче місце
- Створіть документ «Кадрове переведення».
- Виберіть співробітника.
- Установіть послідовно прапори: «Перевести в інший підрозділ або на іншу посаду» або «Активний статус Прийнятий на нове робоче місце»
Відображення у звіті з ЄСВ
- Після розрахунку заробітної плати інформація про нове робоче місце співробітника буде автоматично включена у звіт з ЄСВ.
У програмі повноцінний облік робочого часу та ведення графіків робіт не реалізовані.
Для розрахунку робочих днів і годин за місяць для 40-годинного робочого тижня використовується форма «Виробничий календар» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки»).
Після розрахунку виробничого календаря при створенні нового документа «Нарахування зарплати» на закладці «Нарахування» автоматично заповнюються дані колонок:
- «Норма днів за місяць»
- «Норма годин за місяць»
- «Норма днів»
- «Норма годин»
- «Відпрацьовано днів»
- «Відпрацьовано годин»
Якщо протягом місяця співробітник відпрацював менше місячної норми або облік часу ведеться за іншим графіком, необхідно:
- На закладці «Нарахування» у рядку з нарахуванням «Оклад по днях» або «Оклад по годинах» відкоригувати кількість відпрацьованих днів або годин.
- Натиснути кнопку «Перерахувати» у верхній частині документа для перерахунку основного нарахування.
Проводки щодо донарахування ЄСВ ФОП до рівня мінімальної зарплати можуть не формуватися, якщо у поточному періоді немає нарахувань. Типові приклади:
- У минулому періоді було відображено «перехідну» відпустку, а в поточному — відпустку без збереження зарплати; у цьому періоді потрібно донарахувати ЄСВ ФОП до мінімальної зарплати.
- Необхідно донарахувати ЄСВ ФОП до мінімальної зарплати для декретниці, суми декретних якої були нараховані в минулих періодах.
Щоб коректно відобразити донарахування ЄСВ ФОП на рахунках бухгалтерського обліку:
- Перейти в розділ «Зарплата і кадри» – група «Довідники та настройки» – Настройки обліку зарплати.
- На закладці «Відображення в обліку» заповнити інформацію про спосіб відображення зарплати «за замовчуванням» для організації.
Це дозволить проводкам щодо донарахування ЄСВ ФОП формуватися навіть при відсутності нарахувань у поточному періоді.
Вид виплати «Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)» у документах «Відомість в банк» і «Відомість в касу» використовується для перерахування податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору у випадках, коли зарплата вже нарахована, але виплата працівникам ще не здійснена.
Типові ситуації застосування:
- Затримка виплати заробітної плати понад два місяці.
- Виплата заробітної плати відбувається частково, а податки потрібно сплатити повністю за нарахований період.
- Необхідність коригування або перерахунку ПДФО і військового збору без зміни сум зарплати до виплати.
Таким чином, цей вид виплати дозволяє відобразити обов’язкові платежі до бюджету без фактичної виплати зарплати працівникам.
Щоб відобразити відпустку без збереження зарплати, виконайте наступні кроки:
Створіть новий вид нарахування:
- Перейдіть у план видів розрахунку Нарахування (розділ «Зарплата і кадри» – група «Довідники та настройки»).
- Додайте новий вид нарахування, наприклад, «Відпустка без збереження зарплати».
- Встановіть категорію «Відпустка без оплати».
- Після вибору категорії основні параметри нарахування заповнюються за замовчуванням. Перевірте їх правильність і за потреби внесіть зміни вручну.
Детальніше про створення нового нарахування див. у статті «Створення нового нарахування плану видів розрахунків Нарахування».
Відобразіть відпустку у документі «Нарахування зарплати»:
- Виберіть співробітника, підрозділ і посаду.
- У колонці «Нарахування» вкажіть створений вид нарахування.
- Встановіть період перебування у відпустці.
- За потреби натисніть «Перерахувати», щоб оновити суми податків і внесків.
Щоб відобразити інформацію лише за певним співробітником у документі «Нарахування зарплати», виконайте такі кроки:
- Перейдіть на закладку «Нарахування» або «Утримання».
- Натисніть «Ще» – «Знайти» або використайте комбінацію клавіш Ctrl+F.
- У вікні пошуку: у реквізиті «Де шукати» оберіть «Співробітник»; у реквізиті «Що шукати» виберіть потрібного співробітника із довідника «Співробітники».
- Натисніть «Знайти» – у табличній частині документа відобразяться лише дані цього співробітника.
- Щоб повернути відображення всіх співробітників, натисніть «Відмінити пошук» у меню «Ще» або використайте Ctrl+Q.
На інших закладках, таких як «ПДФО» та «Внески ФОП», пошук виконується за реквізитом «Фізична особа».
