Сервер — це комп’ютер або спеціалізоване обладнання, яке зберігає дані, запускає програми та забезпечує до них доступ іншим користувачам через мережу.
Уявіть офісну шафу з документами. Якщо кожен співробітник зберігатиме свої папери окремо, швидко знайти потрібну інформацію буде складно.
Сервер працює за схожим принципом: він зберігає єдину базу даних, з якою одночасно можуть працювати всі співробітники.
Саме на сервері часто розміщують:
- програми BAS;
- бази даних;
- спільні документи;
- резервні копії;
- корпоративні сервіси.
Якщо компанія активно розвивається, ще на етапі вибору системи варто визначити, чи буде сервер власним, чи доцільніше використовувати хмарне рішення.
FREDO Звіт — це сервіс електронної звітності, який дозволяє готувати, підписувати та подавати звітність до державних органів в електронному вигляді. Він інтегрується з програмами BAS, що спрощує підготовку звітів і зменшує кількість ручної роботи.
FREDO Звіт допомагає автоматизувати процес подання звітності.
За допомогою сервісу можна:
- формувати регламентовану звітність;
- підписувати документи кваліфікованим електронним підписом (КЕП);
- надсилати звіти до контролюючих органів;
- отримувати квитанції про прийняття;
- зберігати історію поданих документів.
Інтеграція з BAS дозволяє використовувати дані обліку без повторного введення інформації.
Для користувачів програм BAS сервіс FREDO Звіт входить до складу пакета ІТС ПРОФ, тому за наявності чинної підписки ним можна користуватися без придбання окремої ліцензії. Це робить подання електронної звітності ще зручнішим і дозволяє працювати в єдиному середовищі без експорту та імпорту даних.
Так. Якщо потреби підприємства змінилися, можна перейти на інший пакет ІТС відповідно до чинних умов постачання.
Зміна пакета може бути доцільною, якщо:
- збільшилася кількість користувачів;
- компанія почала використовувати нові сервіси;
- виникла потреба в додаткових консультаціях;
- змінилися бізнес-процеси.
Перед зміною варто оцінити, які можливості реально використовуються, щоб обрати оптимальний варіант.
Перевірити статус ІТС можна у свого партнера BAS або за допомогою сервісів, якщо вони передбачені умовами супроводу.
Якщо ви не впевнені, чи діє договір ІТС, зверніться до партнера, який обслуговує вашу програму.
Під час перевірки зазвичай уточнюють:
- дату завершення договору;
- активний пакет;
- перелік доступних сервісів;
- можливість продовження.
Не чекайте повідомлення про завершення ІТС. Краще перевіряти статус заздалегідь, особливо перед періодами активної звітності.
Якщо не продовжити ІТС, програма BAS продовжить працювати, але користувач може втратити доступ до оновлень, окремих сервісів та консультаційної підтримки. Наслідки залежать від використовуваного програмного продукту та пакета супроводу.
Після завершення терміну дії ІТС можуть бути недоступними:
- нові релізи BAS;
- зміни, пов’язані із законодавством;
- інформаційні сервіси;
- консультації;
- окремі онлайн-сервіси, передбачені пакетом.
Якщо підприємство активно працює з регламентованою звітністю або використовує додаткові сервіси, перерва в супроводі може ускладнити роботу.
Для продовження ІТС потрібно звернутися до офіційного партнера BAS, який оформить продовження супроводу та допоможе забезпечити безперервний доступ до сервісів.
Зазвичай процедура включає:
- перевірку поточного статусу договору;
- вибір пакета;
- оформлення продовження;
- активацію доступу до сервісів.
Рекомендується подбати про продовження заздалегідь, щоб уникнути перерв у використанні сервісів.
Не для всіх програм і не в кожній ситуації, але для повноцінної та актуальної роботи BAS регулярний супровід є рекомендованим. Необхідність ІТС залежить від умов використання конкретного програмного продукту та потреб підприємства.
Без чинного супроводу підприємство може втратити доступ до:
- нових релізів програми;
- змін законодавства в конфігурації;
- консультаційних сервісів;
- окремих онлайн-сервісів.
Якщо компанія активно використовує BAS у щоденній роботі, регулярний супровід допомагає уникнути проблем із застарілими версіями програми.
Відмовлятися від ІТС лише тому, що програма і так працює, непрактично. Через деякий час можуть виникнути труднощі з оновленнями, звітністю або сумісністю з іншими сервісами.
ІТС допомагає підтримувати BAS в актуальному стані та забезпечує доступ до сервісів, необхідних для повноцінної роботи з програмою.
Регулярний супровід важливий з кількох причин:
- оновлення відповідно до змін законодавства;
- нові функції програми;
- консультаційна підтримка;
- доступ до сервісів електронної звітності та документообігу (залежно від пакета);
- методичні матеріали та довідкова інформація.
Без актуальних оновлень робота з програмою може ускладнюватися, особливо під час підготовки регламентованої звітності.
Так. За потреби інформаційну базу можна перенести з хмарного середовища на власний сервер, якщо це передбачено умовами співпраці та технічними можливостями системи.
Причинами такого переходу можуть бути:
- зміна ІТ-стратегії компанії;
- розгортання власної серверної інфраструктури;
- вимоги внутрішніх політик безпеки;
- централізація корпоративних систем.
Перед переходом необхідно узгодити порядок передачі інформаційної бази, перевірити її цілісність та виконати тестовий запуск у новому середовищі.
Ще до початку співпраці уточніть, у якому форматі можна отримати свою інформаційну базу в разі припинення користування послугою. Це допоможе уникнути залежності від одного постачальника.
Кількість одночасних користувачів визначається придбаними ліцензіями BAS та можливостями обраної серверної інфраструктури. За потреби кількість робочих місць можна збільшити.
Хмарне середовище легко масштабується. Якщо компанія розширюється, можна:
- підключити нових користувачів;
- збільшити ресурси сервера;
- розширити обсяг дискового простору;
- налаштувати нові права доступу.
Це значно простіше, ніж модернізувати власний фізичний сервер.
Так, працювати з хмарним BAS з MacBook можливо, якщо використовується спосіб підключення, який підтримує операційна система macOS. Конкретний варіант доступу залежить від технічної реалізації хмарного сервісу.
Багато компаній використовують комп’ютери з різними операційними системами. Перед підключенням до хмарного BAS варто уточнити:
- чи підтримується macOS;
- чи потрібне додаткове програмне забезпечення;
- які технічні вимоги до робочого місця;
- чи існують обмеження окремих функцій.
У більшості випадків ці питання вирішуються ще на етапі підключення користувача.
Якщо в компанії використовуються MacBook, повідомте про це постачальника ще до початку впровадження. Це дозволить одразу підібрати оптимальний спосіб підключення.
У більшості випадків потреба в щоденному адмініструванні значно зменшується, оскільки підтримку серверної інфраструктури бере на себе провайдер. Проте роль внутрішнього ІТ-фахівця може залишатися важливою для налаштування робочих місць, мережі та інших внутрішніх систем підприємства.
При використанні хмарного BAS провайдер зазвичай відповідає за:
- серверну інфраструктуру;
- працездатність сервісу;
- резервне копіювання;
- моніторинг;
- технічне обслуговування серверів.
Водночас внутрішній ІТ-спеціаліст може займатися:
- комп’ютерами користувачів;
- локальною мережею;
- периферійним обладнанням;
- корпоративними політиками безпеки;
- інтеграцією з іншими внутрішніми системами.
Під час вибору хмарного рішення уточніть, які саме роботи виконує провайдер, а які залишаються відповідальністю вашої компанії. Це допоможе правильно оцінити навантаження на власний ІТ-відділ.
