Для віднесення додаткових нарахувань співробітників на різні рахунки витрат необхідно налаштувати способи відображення зарплати в регламентованому обліку.
Основна заробітна плата
Спосіб відображення основного заробітку задається в настройках обліку зарплати:
- Розділ: Зарплата і кадри – Довідники та настройки – Відображення в обліку.
Додаткові нарахування
Спосіб відображення задається безпосередньо в картці нарахування:
- Розділ: Зарплата і кадри – Довідники та настройки – закладка Податковий та бух. облік.
Передбачені варіанти:
- За даними про співробітника і його планових нарахуваннях
Додаткові нарахування будуть відображені на витратних рахунках так само, як і основна зарплата співробітника. - Як зазначено на нарахуванні
У цьому випадку в реквізиті «Спосіб відображення» картки нарахування оберіть потрібний спосіб із довідника «Способи відображення зарплати в регламентованому обліку».
- У документах виплати зарплати, податків і внесків («Видатковий касовий ордер» або «Списання з банківського рахунку») обов’язково повинно бути посилання на відповідну відомість («Відомість в касу» або «Відомість в банк»).
- Суми у відомостях та у документах виплати повинні збігатися.
- Якщо потрібно виплатити працівнику меншу або більшу суму, ніж нараховано, або внести інші коригування: спочатку внесіть зміни безпосередньо у відомості; Потім на основі відкоригованої відомості оформлюйте документи виплати.
Такий порядок гарантує правильне відображення сум у бухгалтерському обліку та уникнення розбіжностей.
Автоматичне заповнення відомостей на виплату зарплати («Відомість в банк», «Відомість в касу») з видом виплати «Аванс» відбувається на підставі даних, внесених у регістр відомостей «Аванси співробітникам»
(розділ «Зарплата і кадри», група «Виплата зарплати»).
Щоб співробітники потрапили у відомість:
- У регістрі «Аванси співробітникам» необхідно вручну вказати суму авансу у полі «Сума авансу».
- Після цього дані автоматично підставляються у відомості на виплату.
Без заповнення цього поля співробітники не включатимуться в документ автоматично.
Для відображення змін розміру сум нарахувань і/або утримань, припинення дії раніше призначених видів розрахунку та призначення нових використовується документ «Кадрове переведення»
(розділ «Зарплата і кадри», група «Кадровий облік»).
Порядок роботи з документом:
- Заповнення шапки документа:
- Організація
- Працівник
- Дата документа
- Дата переведення
- Встановити прапор «Змінити умови оплати праці»
Підготовка табличних частин:
Після вибору співробітника закладки «Нарахування» і «Утримання» автоматично заповнюються даними про всі нарахування та утримання, раніше призначені співробітнику. Внесення змін:
- Зміна розміру нарахувань/утримань: у реквізиті «Розмір» на відповідній закладці вказати нову суму.
- Додавання нового нарахування/утримання: додати новий рядок у відповідній закладці з потрібним видом розрахунку.
- Припинення дії нарахування/утримання: очистити поле «Розмір» або видалити рядок із відповідним видом розрахунку.
- Замінити один вид розрахунку іншим: видалити старий рядок і додати новий з потрібним видом нарахування/утримання.
Фіксація змін:
- Після проведення документа всі внесені зміни будуть зафіксовані як нові умови оплати праці співробітника.
Формування проводок із заробітної плати в бухгалтерському обліку можливе у двох режимах:
- Безпосередньо в документі «Нарахування зарплати» (під час проведення).
- Окремим документом — «Відображення зарплати в бухгалтерському обліку в кінці періоду».
Порядок формування проводок задається для організації в налаштуваннях обліку зарплати.
(розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та налаштування», закладка «Відображення в обліку»).
Якщо при проведенні документа «Нарахування зарплати» проводки відсутні, слід перевірити:
Прапор «Проводки з відображення зарплати в бухгалтерському обліку формуються наприкінці періоду»
- Якщо прапор встановлений — проводки формуються в кінці періоду окремим документом «Відображення зарплати в бухгалтерському обліку».
- Якщо прапор не встановлений — проводки формуються безпосередньо в документі «Нарахування зарплати».
Спосіб відображення заробітної плати. Передбачені три рівні відображення:
- Для підприємства в цілому — єдиний спосіб для всіх співробітників, задається в регістрі відомостей «Бухоблік зарплати організацій» у реквізиті «Спосіб відображення».
- Для підрозділу — загальний спосіб для всіх співробітників підрозділу, задається в регістрі відомостей «Бухоблік зарплати підрозділів» (гіперпосилання «Налаштування відображення за підрозділами»).
- Індивідуально для співробітника — задається в регістрі відомостей «Бухоблік зарплати співробітників» (гіперпосилання «Налаштування відображення за співробітниками»).
Правильне налаштування цих реквізитів гарантує формування проводок при проведенні документа «Нарахування зарплати».
Формування проводок із заробітної плати в бухгалтерському обліку можливе у двох режимах:
- Безпосередньо в документі «Нарахування зарплати» (під час його проведення).
- Окремим документом — «Відображення зарплати в бухгалтерському обліку в кінці періоду».
Порядок формування проводок визначається прапором «Проводки з відображення зарплати в бухгалтерському обліку формуються наприкінці періоду» у налаштуваннях обліку заробітної плати
(розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та налаштування»):
- Якщо прапор встановлений: проводки формуються в кінці періоду окремим документом «Відображення зарплати в бухгалтерському обліку». У цьому випадку автоматичне заповнення документа доступне через кнопку «Заповнити» у верхній частині документа.
- Якщо прапор не встановлений: проводки формуються безпосередньо в документі «Нарахування зарплати». Документ «Відображення зарплати в бухгалтерському обліку» при цьому не оформлюється, а кнопка «Заповнити» у ньому відсутня.
Для автоматичного формування платіжних документів на перерахування військового збору через обробку «Формування платіжних документів за податками» необхідно заповнити регістр відомостей «Параметри платіжних документів за податками»
(розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки»).
При заповненні регістра слід:
- У реквізиті «Стаття або податок» вибрати податок «Військовий збір» з довідника «Податки».
- У реквізиті «Рахунок» вказати рахунок обліку 642 «Розрахунки по обов’язкових платежах».
- У реквізитах «Контрагент» і «Рахунок контрагента» внести дані про організацію-одержувача коштів та її розрахунковий рахунок.
Для детального порядку внесення даних рекомендується ознайомитися зі статтею «Підготовка інформаційної бази для автоматичного формування платіжних документів на перерахування податків із заробітної плати».
Для довідника «Фізичні особи» синхронізація здійснюється за реквізитами «Код» і «Дата народження». Для довідника «Банки» синхронізація відбувається лише за реквізитом «Код».
Рекомендації:
- Усі загальні об’єкти обліку краще створювати спочатку в Бухгалтерії, а потім вивантажувати їх у ЗУП.
- Таке вивантаження можна здійснювати в будь-який момент — не обов’язково на початку ведення обліку.
- Після цього використовуються вже синхронізовані об’єкти, що дозволяє уникнути дублювання.
Ця проблема може виникнути, якщо в документі «Списання з банківського рахунку» не заповнений реквізит «Одержувач» або вказаний банк-одержувач, який не відповідає банку, зазначеному у відомості.
Рішення:
- Реквізит «Одержувач» обов’язково потрібно заповнити.
- Значення в цьому реквізиті має збігатися з банком-одержувачем, вказаним у відомості.
Перерахунок ПДФО здійснюється в документі Нарахування зарплати при нарахуванні зарплати за поточний місяць.
Порядок дій:
- В документі Нарахування зарплати встановіть прапорець «Перерахунок ПДФО з початку року».
- Заповніть документ: кнопкою «Заповнити» для всіх співробітників; або кнопкою «Підібрати» для конкретних співробітників.
Програма автоматично розрахує суми доутримання або повернення ПДФО.
Якщо за обраний період ПДФО був розрахований правильно, колонки «Дохід» і «Податок» залишаться порожніми, заповниться лише «Дохід (повний)».
Перерахування ПДФО до бюджету оформлюється документом «Списання з банківського рахунку» при виплаті зарплати.
Для автоматичного формування платіжних документів можна використовувати обробку «Формування платіжних документів по податках», яка доступна через кнопку «Документи за податками» у відомостях на виплату зарплати («Відомість в банк» або «Відомість в касу»).
У типовій конфігурації немає можливості формувати окремі проводки для утримань із лікарняних та інших нарахувань.
Основні моменти:
- Конфігурація не передбачає повноцінного обліку лікарняних, тому жорсткого поділу на субрахунки 661 і 663 немає.
- Якщо нарахування здійснювалися на 661 субрахунок, утримання виконуються саме з нього.
- Якщо на 661 субрахунку немає достатньої суми для покриття утримань, залишок переноситься на 663 субрахунок, щоб уникнути від’ємних значень.
Таким чином, утримання розподіляються автоматично відповідно до наявності коштів на субрахунках, а ручного розділу для лікарняних у стандартній конфігурації не передбачено.
- Відкрийте картку фізичної особи
(довідник «Фізичні особи», розділ «Кадри»). - Біля реквізиту «ПІБ» натисніть на посилання «Змінити ПІБ».
- Введіть нові дані: прізвище, ім’я, по батькові.
- У реквізиті «Дата» вкажіть дату зміни прізвища.
- Натисніть «ОК» для збереження.
Особливості:
Після зміни ПІБ у довіднику «Фізичні особи» автоматично оновлюється найменування відповідного елемента довідника «Співробітники».
Переглянути та при необхідності відредагувати історію змін ПІБ можна через посилання «Історія ПІБ» у картці фізичної особи.
