Как оформить заявку на релокацию бизнесам
Предприятия, требующие перемещения по ситуации с безопасностью, могут подать заявку на релокейт через онлайн-платформу E-Tender.
При подаче заявки необходимо предоставить информацию о предприятии, его производственных нуждах, работниках, оборудовании, транспорте, помещениях и ресурсах, необходимых для возобновления работы на новом месте.
В заявке указываются:
- название предприятия и код ЕГРПОУ;
- адрес производства;
- специализация предприятия;
- возможность производства продукции для нужд обороны;
- контактные лица;
- потребность в производственном помещении;
- потребность в электроэнергии и других ресурсах;
- количество работников и членов их семей;
- количество оборудования;
- способ и потребность в транспортировке;
- потребность в складских помещениях;
- потребность в сырье;
- адрес размещения предприятия после перевозки, если он уже определен;
- потребность в местах проживания персонала;
- ориентировочный срок монтажа оборудования и запуска производства;
- имеющиеся или потенциальные каналы сбыта после релокации.
Однако независимо от того, предусматривает ли релокация полный переезд предприятия или только часть бизнес-процессов, следует заранее позаботиться о доступе к управленческим или другим системам учета бизнеса.
Что нужно учесть во время релокации бизнеса
Переезд предприятия – это не только демонтаж оборудования, его транспортировка и обустройство нового помещения. Следует также определить, как компания продолжит выполнять ежедневные операции.
Перед релокацией следует проверить:
- где физически хранятся рабочие данные и базы;
- кто имеет доступ к ним;
- есть ли актуальные резервные копии;
- можно ли восстановить базу из резервной копии;
- как работники будут получать доступ к программам после переезда;
- какие сервисы и интеграции необходимы для работы;
- как будет организован обмен документами;
- кто будет отвечать за техническую поддержку и администрирование.
Особенно важно заранее определить, что произойдет с учетной системой, если физический сервер остается на старом месте или невозможно оперативно перевезти.
В такой ситуации одним из вариантов может быть перенесение информационной базы на удаленный сервер и организация защищенного доступа для работников.
Управление бизнес-процессами в облаке
Для бизнеса важно обеспечить доступ к информационным системам независимо от места нахождения работника.
Мы как компания, внедряющая системы автоматизации для предприятий, рекомендуем рассматривать перенос информационных баз на удаленные серверы — услуга «BAS в облаке». Это позволяет организовать доступ к рабочей системе по различным локациям при наличии стабильного и безопасного интернет-соединения.
Такой подход может быть актуален не только для полностью переехавшего предприятия. Он также подходит компаниям, где часть работников работает дистанционно или команда распределена между несколькими филиалами в разных городах.
Как перенести BAS в облако и организовать удаленный доступ
Если предприятие уже использует BAS и информационная база сохраняется локально, одним из вариантов организации удаленной работы является перенос базы в облако.
Перед миграцией важно создать актуальную резервную копию информационной базы и убедиться, что она корректно восстанавливается.
Если пользователь имеет необходимые права доступа, выгрузку информационной базы можно произвести самостоятельно. Если самостоятельно выполнить резервное копирование или перенос базы нет возможности, но сохраняется доступ к системе, эту задачу можно передать нашей компании. Мы поможем выгрузить информационную базу, перенести ее на сервер и развернуть работу пользователей в удаленном режиме.
Как защитить данные во время релокации и удаленной работы
Перенос базы на удаленный сервер решает вопросы доступности системы, но не отменяет необходимость защиты данных.
При организации удаленной работы следует предусмотреть:
- регулярное резервное копирование;
- хранение резервных копий отдельно от основной базы;
- контроль прав доступа пользователей;
- использование индивидуальных аккаунтов;
- сложные пароли;
- своевременная блокировка доступа работников, больше не работающих в компании;
- защищенное подключение к серверу;
- регулярное обновление программного обеспечения;
- проверка возможности восстановления данных из резервной копии.
Отдельно следует проверить, кто имеет административный доступ к серверу и информационным базам. Размещая BAS на удаленных серверах, эту роль берет на себя компания-провайдер, которая, собственно, и отвечает за безопасность и бесперебойную работу систем.
Какие бизнес-процессы можно перевести в отдаленный формат
Переход на удаленную работу не обязательно означает полное изменение программного обеспечения. Во многих случаях достаточно обеспечить безопасный доступ к уже используемым системам.
В зависимости от специфики предприятия в отдаленном формате можно организовать:
- бухгалтерский и налоговый учет;
- кадровый учет и начисление заработной платы;
- управление продажами;
- работу с заказами;
- контроль остатков товаров;
- управление закупками;
- подготовку управленческой отчетности;
- работу с электронными документами;
- обмен данными с другими системами
К примеру, бухгалтер может работать с BAS с нового места нахождения, руководитель — получать необходимую управленческую информацию, а менеджеры — продолжать работать с заказами и клиентами.
Таким образом, физическое изменение офиса или даже города не обязательно должно останавливать основные бизнес-процессы.
Что выбрать: хостинг собственной BAS или аренда готового решения
Выбор способа организации удаленной работы зависит от того, имеет предприятие собственное программу автоматизации.
Если у вас есть собственная программа BAS и предприятие хочет продолжать работать именно со своей информационной базой, можно рассмотреть хостинг BAS. В таком случае на удаленный сервер переносится имеющаяся база, а работники получают доступ к ней через Интернет.
Это актуальный вариант для компаний, уже имеющих настроенную систему учета и желающих сохранить свои данные, настройки и текущий учет.
Если предприятие еще не имеет необходимого программного решения или хочет быстро организовать работу без самостоятельного приобретения и настройки системы, можно рассмотреть аренду BAS.
Какие программы автоматизации можно арендовать
BAS Бухгалтерия ПРОФ – решение для автоматизации бухгалтерского, налогового и регламентированного учета.
BAS Бухгалтерия КОРП – содержит функционал BAS Бухгалтерия ПРОФ и расширенные возможности для кадрового учета и расчета заработной платы.
BAS Малый бизнес – управленческая система для автоматизации продаж, производства и предоставления услуг.
BAS Розничная торговля – решение для автоматизации продаж в розничных торговых точках и сетях.
BAS Управление торговлей – управленческое решение для автоматизации торговых операций, в частности в связи с BAS Розничная торговля.
BAS Комплексное управление предприятием – комплексное решение для автоматизации производства, продаж, закупок и других бизнес-процессов со встроенным бухгалтерским функционалом.
Чеклист: что проверить перед переходом на удаленную работу
Чтобы релокация или переход на дистанционный формат не прервал работу предприятия, следует пройти краткий чеклист:
До переезда:
- определить критически важные информационные системы;
- проверить актуальность резервных копий;
- создать дополнительную копию информационной базы;
- проверить возможность обновления базы;
- определить ответственных за IT-системы;
- проверить доступ пользователей;
- определить способ удаленного подключения.
- После переноски:
- проверить работу системы BAS;
- проверить доступ пользователей;
- протестировать обмен данными с другими системами;
- проверить работу электронного документооборота;
- убедиться, что резервное копирование работает;
- определить порядок технической поддержки.
Чем раньше эти вопросы будут решены, тем меньше рисков возникнет при фактическом переезде или переходе на дистанционную работу.
Релокация бизнеса – это не только перемещение оборудования, работников и производственных мощностей. Не менее важно сохранить информацию о клиентах и обеспечить непрерывность бизнес-процессов.
Если учетная система остается на локальном компьютере или сервере, доступ к ней может стать проблемой для работников, работающих из другого города. Перенос информационной базы на удаленный сервер или использование облачного решения позволяет организовать работу независимо от физического расположения команды.
