Як оформити заявку на релокацію бізнесам
Підприємства, які потребують переміщення через безпекову ситуацію, можуть подати заявку на релокейт через онлайн-платформу E-Tender.
Під час подання заявки необхідно надати інформацію про підприємство, його виробничі потреби, працівників, обладнання, транспорт, приміщення та ресурси, необхідні для відновлення роботи на новому місці.
У заявці зазначаються:
- назва підприємства та код ЄДРПОУ;
- адреса виробництва;
- спеціалізація підприємства;
- можливість виробництва продукції для потреб оборони;
- контактні особи;
- потреба у виробничому приміщенні;
- потреба в електроенергії та інших ресурсах;
- кількість працівників та членів їхніх сімей;
- кількість обладнання;
- спосіб і потреба у транспортуванні;
- потреба у складських приміщеннях;
- потреба у сировині;
- адреса розміщення підприємства після перевезення, якщо вона вже визначена;
- потреба у місцях проживання персоналу;
- орієнтовний строк монтажу обладнання та запуску виробництва;
- наявні або потенційні канали збуту після релокації.
Проте незалежно від того, чи передбачає релокація повний переїзд підприємства, чи лише частину бізнес-процесів, варто заздалегідь подбати про доступ до управлінських чи інших систем обліку бізнесу.
Що потрібно врахувати під час релокації бізнесу
Переїзд підприємства — це не лише демонтаж обладнання, його транспортування та облаштування нового приміщення. Потрібно також визначити, як компанія продовжить виконувати щоденні операції.
Перед релокацією варто перевірити:
- де фізично зберігаються робочі дані та інформаційні бази;
- хто має доступ до них;
- чи є актуальні резервні копії;
- чи можна відновити базу з резервної копії;
- як працівники отримуватимуть доступ до програм після переїзду;
- які сервіси та інтеграції необхідні для роботи;
- як буде організовано обмін документами;
- хто відповідатиме за технічну підтримку та адміністрування.
Особливо важливо заздалегідь визначити, що станеться з обліковою системою, якщо фізичний сервер залишається на старому місці або його неможливо оперативно перевезти.
У такій ситуації одним із варіантів може бути перенесення інформаційної бази на віддалений сервер та організація захищеного доступу для працівників.
Управління бізнес-процесами у хмарі
Для бізнесу важливо забезпечити доступ до інформаційних систем незалежно від місця перебування працівника.
Ми, як компанія, що впроваджує системи автоматизації для підприємств, рекомендуємо розглядати перенесення інформаційних баз на віддалені сервери — послуга «BAS у хмарі» . Це дозволяє організувати доступ до робочої системи з різних локацій за наявності стабільного та безпечного інтернет-з’єднання.
Такий підхід може бути актуальним не лише для підприємства, яке повністю переїхало. Він також підходить компаніям, де частина працівників працює дистанційно або команда розподілена між кількома філіями в різних містах.
Як перенести BAS у хмару та організувати віддалений доступ
Якщо підприємство вже використовує BAS і інформаційна база зберігається локально, одним із варіантів організації віддаленої роботи є перенесення бази у хмару.
Перед міграцією важливо створити актуальну резервну копію інформаційної бази та переконатися, що вона коректно відновлюється.
Якщо користувач має необхідні права доступу, вивантаження інформаційної бази можна виконати самостійно. Якщо самостійно виконати резервне копіювання або перенесення бази немає можливості, але зберігається доступ до системи, це завдання можна передати нашій компанії. Ми допоможемо вивантажити інформаційну базу, перенести її на сервер та розгорнути роботу користувачів у віддаленому режимі.
Як захистити дані під час релокації та віддаленої роботи
Перенесення бази на віддалений сервер вирішує питання доступності системи, але не скасовує необхідність захисту даних.
Під час організації віддаленої роботи варто передбачити:
- регулярне резервне копіювання;
- зберігання резервних копій окремо від основної бази;
- контроль прав доступу користувачів;
- використання індивідуальних облікових записів;
- складні паролі;
- своєчасне блокування доступу працівників, які більше не працюють у компанії;
- захищене підключення до сервера;
- регулярне оновлення програмного забезпечення;
- перевірку можливості відновлення даних із резервної копії.
Окремо варто перевірити, хто має адміністративний доступ до сервера та інформаційних баз. Розміщуючи BAS на віддалених серверах, цю роль бере на себе компанія-провайдер, яка, власне і відповідає за безпеку та безперебійну роботу систем.
Які бізнес-процеси можна перевести у віддалений формат
Перехід на віддалену роботу не обов’язково означає повну зміну програмного забезпечення. У багатьох випадках достатньо забезпечити безпечний доступ до вже використовуваних систем.
Залежно від специфіки підприємства у віддаленому форматі можна організувати:
- бухгалтерський та податковий облік;
- кадровий облік і нарахування заробітної плати;
- управління продажами;
- роботу із замовленнями;
- контроль залишків товарів;
- управління закупівлями;
- підготовку управлінської звітності;
- роботу з електронними документами;
- обмін даними з іншими системами.
Наприклад, бухгалтер може працювати з BAS із нового місця перебування, керівник — отримувати необхідну управлінську інформацію, а менеджери — продовжувати працювати із замовленнями та клієнтами.
Таким чином, фізична зміна офісу або навіть міста не обов’язково повинна зупиняти основні бізнес-процеси.
Що обрати: хостинг власної BAS чи оренду готового рішення
Вибір способу організації віддаленої роботи залежить від того, чи має підприємство власну програму автоматизації.
Якщо у вас вже є власна програма BAS і підприємство хоче продовжувати працювати саме зі своєю інформаційною базою, можна розглянути хостинг BAS. У такому випадку на віддалений сервер переноситься наявна база, а працівники отримують доступ до неї через інтернет.
Це актуальний варіант для компаній, які вже мають налаштовану систему обліку та хочуть зберегти свої дані, налаштування й поточний облік.
Якщо ж підприємство ще не має необхідного програмного рішення або хоче швидко організувати роботу без самостійного придбання та налаштування системи, можна розглянути оренду BAS.
Які програми автоматизації можна орендувати
BAS Бухгалтерія ПРОФ — рішення для автоматизації бухгалтерського, податкового та регламентованого обліку.
BAS Бухгалтерія КОРП — містить функціонал BAS Бухгалтерія ПРОФ та розширені можливості для кадрового обліку і розрахунку заробітної плати.
BAS Малий бізнес — управлінська система для автоматизації продажів, виробництва та надання послуг.
BAS Роздрібна торгівля — рішення для автоматизації продажів у роздрібних торгових точках та мережах.
BAS Управління торгівлею — управлінське рішення для автоматизації торговельних операцій, зокрема у зв’язці з BAS Роздрібна торгівля.
BAS Комплексне управління підприємством — комплексне рішення для автоматизації виробництва, продажів, закупівель та інших бізнес-процесів із вбудованим бухгалтерським функціоналом.
Чекліст: що перевірити перед переходом на віддалену роботу
Щоб релокація або перехід на дистанційний формат не перервав роботу підприємства, варто пройти короткий чекліст:
До переїзду:
- визначити критично важливі інформаційні системи;
- перевірити актуальність резервних копій;
- створити додаткову копію інформаційної бази;
- перевірити можливість відновлення бази;
- визначити відповідальних за IT-системи;
- перевірити доступи користувачів;
- визначити спосіб віддаленого підключення.
Після перенесення:
- перевірити роботу системи BAS;
- перевірити доступ користувачів;
- протестувати обмін даними з іншими системами;
- перевірити роботу електронного документообігу;
- переконатися, що резервне копіювання працює;
- визначити порядок технічної підтримки.
Чим раніше ці питання будуть вирішені, тим менше ризиків виникне під час фактичного переїзду або переходу на дистанційну роботу.
Релокація бізнесу — це не лише переміщення обладнання, працівників і виробничих потужностей. Не менш важливо зберегти інформацію про клієнтів та забезпечити безперервність бізнес-процесів.
Якщо облікова система залишається на локальному комп’ютері або сервері, доступ до неї може стати проблемою для працівників, які працюють з іншого міста. Перенесення інформаційної бази на віддалений сервер або використання хмарного рішення дозволяє організувати роботу незалежно від фізичного розташування команди.
