Способи ведення складського обліку

Залежно від кількості номенклатури та асортименту товару, складський облік можна вести такими способами як:

Номенклатурний або картковий - найчастіше застосовується для невеликої кількості номенклатури. При такому способі поділу товар не диференціюють на окремі підгрупи, групи, категорії. Товарна номенклатурна одиниця відповідає одній картці. 

Партіонний - облік товару партіями за термінами придатності, за постачальником. Потребує розподільного зберігання, тому такий спосіб не завжди раціонально використовує простір приміщення та полиць.

Сортовий - розподілення товару по групах, підгрупах, типах, сортах. Важливою складовою є кількість, а не особливості кожної окремої товарної номенклатури. Такий метод не підходить, якщо потрібно знати закупівельну ціну, терміни придатності та інші характеристики окремого товару.  

Партійно-сортовий - такий метод передбачає, що після прибуття товару на склад його приймання відбувається партією, а потім розподіляється чи комплектується окремими групами за схожими характеристиками. Підходить для великої кількості номенклатури та товарного асортименту.

Правильно вибрані методи управління товарного обліку розв'язувать задачі, які стоять перед керівниками складського господарства. Коректність тактики ведення можна визначити шляхом наявності повторюваних помилок у роботі складу або відсутності таких. 

Як організувати складський облік

Організація складського обліку має стратегічне спрямування для всієї компанії. Це та підсистема підприємства, яка зберігає та оперує об'ємними кількісними і якісними даними товарної номенклатури. Той сегмент бізнесу, ефективність ведення якого можна досягти лише грамотно організувавши роботу складської інфраструктури. 

Тактика успішного ведення складського обліку передбачає реалізацію наступних етапів:

• Впровадження системи автоматизації

Облік товару на складі шляхом автоматизованих програм управління дозволяє перенести фізичну організацію складу в програмне середовище, і таким чином оптимізувати його роботу завдяки впорядкованості складського господарства, точних даних по прийманню, відвантаженням і залишкам товарів, економії робочого часу персоналу, адже увесь функціональний простір складу у вас перед очима (не потрібно обходити об'єкт, щоб зрозуміти наявність певного товару чи заповнювати документацію вручну), автоматизації складської логістики, зниженню ризиків чи помилок, спричинених людиною. 

• Підключення складського обладнання

Залежно від процесів та структурних підрозділів для оптимізації роботи з товарними запасами варто автоматизувати роботу складу за допомогою спеціального обладнання: можна підключати сканер штрих-кодів, ваги, пристрій зчитування і тому подібне. 

• Ергономічне зберігання запасів за прийнятним для вашого бізнесу видом складського обліку

У попередньому розділі ми детально зупинялись на методах ведення складського обліку. Нагадаємо, що вони бувають номенклатурні, партіонні, сортові, партіонно-сортові. Зони розташування та зберігання товарних запасів повинні бути чітко організовані, помічені відповідними вказівниками та маркерами. Логістика товару на складах передбачає зручне та грамотне розташування різних груп та категорій товарів.

• Призначення відповідальних осіб за роботу структурних підрозділів складу 

За кожен структурний підрозділ повинна відповідати матеріально-відповідальна особа. Це допоможе оптимізувати діяльність локацій, знизити ризики крадіжок, інших махінацій між співробітниками, бюрократії.

• Підготовка та введення в дію посадових інструкцій відповідальним співробітникам

Маючи перед собою чіткі трудові інструкції, процент допущення помилок співробітниками знизиться в рази, а для управлінця це ще один спосіб контролю роботи складу.

Таким чином, урахування вищенаведених кроків по організації обліку на складі допоможе мінімізувати неузгодженість дій співробітників; пересорт товарів; відсутність точних даних по залишках та термінах придатності товарів; помилки, допущені людським фактором; крадіжки та інші махінації працівників складу.

Які завдання вирішує програма складського обліку

Автоматизація складських процесів здатна не тільки підвищити ефективне ведення бізнесу, але і підняти прибуток компаній. Розглянемо, які саме завдання вирішують автоматизовані програми для ведення складського обліку:

• рух товару - система складського обліку скорочує час на оформлення товарного приходу, номенклатури, фіксує точну кількість надходження товару на склади, а також його розподіл по підрозділах складу, прискорюється час на відвантаження товару;
• управління товарними залишками - програма для організації складського обліку на підприємстві дозволяє раціонально управляти продукцією на складах: відвантажувати, дотримуючись принципів ротації, мінімізувати або виключити пересорт - бачити в системі реальну картинку наявності товару, як результат - поповнення складських запасів не "на око", а з урахуванням фактичних залишків;
• оптимізація роботи складу - автоматизація складської логістики дозволяє оптимізувати час співробітника на пошук і збір товару, відвантаження, розподіл по машинам, роботу комірників, вантажників (точні завдання, мобільність, робочі графіки); оптимізувати роботу складських підрозділів і операторів - володіючи інформацією про наявність товару в системі прискорюється час на оформлення замовлень (один оператор, працюючи в програмі для торгівлі та складського обліку може оформляти понад 500 замовлень в день), відвантаження товарів і поповнення складів. Автоматизація роботи складу максимально виключає помилки, пов'язані з людським фактором, а також розкрадання товарних запасів;
• інвентаризація - забудьте про те, що переоблік - це зупинення діяльності складу, підприємства по причині "звести залишки". Інвентаризація - це порядок перш за все і дисципліна. Автоматизована організація складського обліку дозволяє порахувати залишки, не зупиняючи функціонування підрозділів складу;
• ефективне планування - автоматизація управління складом - це впорядкованість роботи підрозділу. На підставі звітів про рух товару, які можна отримати керівнику в пару кліків миші, планування, прогнозування результатів буде максимально точним. Як підсумок - можливість ефективного управління всіма бізнес-процесами, розширенням асортименту, підвищенням прибутку.

Це далеко не всі завдання, які здатна вирішити автоматизації складу. Однак, вже з перерахованих вище пунктів можна зробити висновки про важливість спеціалізованих систем складського обліку для підприємства будь-якого масштабу.

Програми для автоматизації складу

Яку програму для автоматизації складського обліку вибрати?

Існують спеціалізовані програмні рішення для автоматизації великих складів: розподільних, виробничих, митних, дистриб'юторських, резервних. Метою таких автоматичних систем є оптимізація логістики товару. В основному такі програми по автоматизації складу фокусуються на роботі суто складського функціоналізму або ж мають у своєму арсеналі модулі управлінського та інших обліків з великим функціоналом по автоматизації складів. Наприклад, програмний продукт для дистриб'юторів "УДК".

Галузеві рішення не завжди будуть актуальними бізнесу з невеликими складами й товарною номенклатурою. І впроваджувати багатофункціональні окремі системи з автоматизації складу малому, середньому бізнесу не рекомендуємо.

Невеликим комерційним організаціям "з головою" вистачає функціоналу типових управлінських програмних рішень з впровадженим модулем по автоматизації складського обліку.

Конфігураціями для малого та середнього бізнесу на базі платформи 1С:Підприємство й BAS є “Управління Невеликою Фірмою”, “Управління торгівлею”, “Управління торговим підприємством”, “Роздрібна торгівля”, “Бухгалтерія для України”, “BAS Комплексне управління підприємством”, “BAS Управління торгівлею”, “BAS Бухгалтерія”, “BAS Роздрібна торгівля”.

Також активно розвиваються сервіси українського виробництва, наприклад, система для управління товарним бізнесом – HugeProfit , яка призначена для автоматизації основних фінансових процесів. Цей додаток доволі простий та легкий до опанування: тут не використовуються складні бухгалтерські терміни, такі як проводки, номенклатура, прибуткові ордери та інші. По суті, HugeProfit– це український аналог таких систем, як CloudShop та частково 1С:Підприємство.

Модулі програм 1С:Підприємство, BAS по автоматизації складу дозволяють вести облік запасів в єдиній інформаційній базі, розподіляти товари, контролювати запаси з урахуванням дотримання ротації.

Великим складським комплексам варто звернути увагу на галузеві, спеціалізовані рішення, такі як "1С: Підпріємство.WMS Логістика. Управління складом ", спрямовані на широкий спектр логістичних завдань, здатні вирішувати набагато складніші завдання, ніж перераховані вище продукти.

Вибір програмного продукту для автоматизації складу залежить від рівня складності складських процесів і специфіки бізнесу.

З функціональними можливостями стандартних програм можна ознайомитися в таблиці: