З чого почати автоматизацію обліку
Коли перед підприємством постає питання автоматизації та вибору програмного забезпечення, перш за все варто перед собою поставити питання - а які ж задачі має вирішувати продукт, що є критично важливим та першочерговим, і що потрібне буде згодом. І тоді, коли задачі та пріоритети поставлені, варто почати вибір ліцензійного програмного забезпечення BAS.
Отже, алгоритм дій:
- обрати програмний продукт;
- визначитись з кількістю користувачів, що одночасно працюватимуть у програмі;
- обумовити та підписати договір співпраці з постачальником;
- улагодити формальності поставки (способи отримання) програмного продукту з надавачем програмних послуг;
- оплатити поставку за умовами договору;
- встановити програму;
- розпочати роботу в програмі з налаштування та внесення первинних даних.
Яку із програм BAS обрати для вашого бізнесу
З чого складається поставка BAS
Усі програми BAS поставляються в електронному вигляді. Основна поставка на одне робоче місце складається з комплекту:
- дистрибутивів платформи та придбаної конфігурації (версії продукту);
- набору пінкодів для реєстрації та авторизації одного користувача (1 пінкод для реєстрації на ІТС ресурсі, 1 пінкод для активації програмної ліцензії );
- користувацької угоди;
- ліцензії, що містить реєстраційний номер;
- купон на пільговий ІТС для підтримки програмного рішення;
- супутньої документації (методичні матеріали по роботі з платформою та конфігурацією)
Після оплати програмного продукту покупцем, комплект електронної поставки відвантажується в особистий кабінет на порталі інформаційно-технологічного супроводу (ІТС). Продукт вважається придбаним після реєстрації його на цьому ресурсі покупцем, після чого останній отримує статус офіційного користувача.
Як розраховується кількість робочих місць
- Кількість робочих місць розраховується за формулою: програма (так звана основна поставка, містить в тому числі ліцензію для роботи 1 користувача) + необхідна кількість додаткових ліцензій на робочі місця. Наприклад, для одночасно працюючих двох бухгалтерів необхідно придбати основну поставку і додаткову клієнтську ліцензію на ще одне робоче місце. Кількість робочих місць, які можна придбати, необмежена.
- Варто звернути увагу на варіант основної поставки “Комплект 5 робочих місць” для таких конфігурацій, як BAS Малий бізнес, BAS Бухгалтерія, BAS АГРО Бухгалтерія. Такий варіант поставки коштує дешевше, ніж окремо купувати клієнтські ліцензії за формулою 1+4 користувача.
Також, перед тим, як закладати бюджет на програмне забезпечення, слід врахувати супровід та обслуговування придбаної конфігурації - ІТС підтримка. Вона не залежить від кількості користувачів програми. Її вартість залежить від складу пакету ІТС та терміну інформаційно-технологічного супроводу - 1, 3, 6, 12 чи 24 місяці.
- Сервіс, що дозволяє економити на придбанні програмного продукту та його обслуговуванні - оренда програми BAS. Вартість такого варіанту залежить тільки від доступу (WEB чи RDP) та кількості користувачів, що одночасно працюватимуть у програмі. ІТС підтримка вже включена в абонентську плату. Орендувати систему автоматизації BAS можна на будь-який календарний період, починаючи від 1 місяця.
Способи отримання придбаного програмного продукту BAS
Електронна поставка передбачає наступні варіанти доставки:
- реєстрація продукту в особистому кабінеті користувача на порталі ІТС та отримання посилання дистрибутивів та пін кодів для подальшого завантаження та авторизації користувача;
- комплект постачається e-mail поштою;
- файлове завантаження та встановлення на комп'ютер користувача.
Звертаємо увагу! Посилання на завантаження програмного продукту дійсне протягом 30-днів з моменту відвантаження товару вендором. За цей час потрібно встигнути його актуалізувати.
Електронна поставка не передбачає паперового друку комплекту поставки користувачеві, але при необхідності PDF-формат дозволяє це зробити.
Збереження архівів електронної поставки BAS та файлу LicData.txt є обов'язковим.
Як встановити програму BAS
Поставка продуктів BAS включає технологічну платформу BAF та набір функціональних модулів, з яких складається конфігурація. Першим кроком потрібно встановити технологічну платформу.
Як встановити платформу BAF:
Після запуск файлу "setup.exe" відкриється вікно з переліком компонентів для скачування
Оскільки, першою інсталюється платформа BAF, тиснемо “Далі”, підтверджуючи установку платформи
За замовчуванням вже вибраний у переліку інсталяційного вікна “BAF” клікаємо “Далі”
Обираємо мову інтерфейсу
Натискаємо “Встановити”
Після встановлення платформи відкриється вікно з пропозицією установки драйверу захисту. Ми рекомендуємо не знімати відмітку і підтвердити операцію захисту кнопкою “Далі”
Встановлення платформи завершено і це значить, що можна переходити до установки конфігурації
Встановлення конфігурації BAS Бухгалтерія ПРОФ
Усі дистрибутиви придбаної конфігурації (на електронну пошту чи в особистий кабінет порталу ІТС) потрібно завантажити для подальшої інсталяції на свій комп'ютер чи інший носій цифрової інформації.
Інструкція встановлення BAS Бухгалтерія ПРОФ:
- Відкривши завантажені дистрибутиви, переходимо до запуску файлу "setup.exe".
- У відкритому інсталяційному вікні тиснемо “Далі”.
- У наступному активаційному вікні вже вказано шлях, що веде до BAS Бухгалтерія. Тиснемо “Далі” і отримуємо повідомлення “Конфігурацію успішно установлено”.
- Знімаємо відмітку “Відкрити опис поставки” і підтверджуємо установку кнопкою “ОК”.
На цьому встановлення BAS Бухгалтерія ПРОФ завершено. Аналогічно можна завантажити інші придбані конфігурації.
Як створити інформаційну базу BAS Бухгалтерія
Після завантаження та встановлення платформи з конфігурацією BAS Бухгалтерія, переходимо до етапу створення інформаційної бази.
Для цього відкриваємо ярлик з програмою BAS, де у відкритому вікні обираємо “Додати інформаційну базу” - “Так”
У відкритому вікні “Створення інформаційної бази” обираємо потрібну конфігурацію і тиснемо “Далі”
Вказуємо вручну назву інформаційної бази і тиснемо кнопку “Наступна”
В каталозі бази даних вказуємо шлях її розміщення та обираємо мову інтерфейсу. Тиснемо “Наступна”
За замовчуванням стоять автоматичні параметри запуску бази. Нічого не змінюючи, підтверджуємо натисканням кнопки “ОК”
На цьому створення інформаційної бази завершено. У відкритому вікні буде перелік тої бази, яку ви завантажили. Для відкриття натискаємо кнопку “BAF”
Ваша система обліку готова до роботи!