Чи всі задачі бізнесу вирішує електронний документообіг?
Документообіг, під яким ми розуміємо життєвий цикл/рух документа, від початку його створення, процесів переміщення до знищення, є незамінним структурним елементом, як державних, так і комерційних установ. І це не залежить від масштабу тієї чи іншої організації. Існування будь-якого підприємства неможливе без документообігу, який функціонує у вигляді потоків:
- внутрішні - документообіг, який зосереджений в межах однієї організації;
- вихідні - документи, які створюються спеціально для функціонування за межами однієї організації;
- вхідні - документи, що входять до організації з зовнішніх джерел.
Цифрові технології та інтернет дали поштовх для розвитку електронного документообігу. І по суті, ЕДО - це логічне продовження звичного паперового документообігу на підприємствах, створених і розповсюджених через цифрові носії. Перехід від звичної організації роботи з документами до формату електронного документообігу оптимізував роботу як комерційних, так і державних організацій, а використання ЕЦП пришвидшило роботу з регламентованою документацією в рази.
Швидкий спосіб передачі документації зовнішнім контрагентам є беззаперечним прогресом в порівнянні з паперовим документообігом. Однак, проблема неефективного ведення бізнесу в середині компанії залишилась: простої в роботі через нескоординованість співробітників, бюрократія обов'язків через задачі, які передаються в усній формі, матеріально невиправдані витрати часових та трудових ресурсів, простої в роботі через помилки, спричинені людським фактором.
Причиною неефективного ведення багатьох бізнесів є банальна безсистемна організація електронного документообігу підприємства, вирішити яку можна шляхом єдиної системи руху документів, службових записок підлеглим, координацією задокументованих задач між підрозділами, звітності на основі документів за певний період, що дозволяють швидко приймати правильні рішення.
Стала гостра потреба створити автоматизовану систему електронного документообігу, яка б дозволяла переміщати електронні документи в єдиному інформаційному просторі, за допомогою спеціальних сервісів чи програм. Так були розроблені системи управління документами, покликані повністю автоматизувати процеси переміщення документації на підприємствах.
Автоматизація електронного документообігу - необхідність чи забаганка?
За допомогою автоматизованих систем електронного документообігу стало можливим вирішення питань оперативної організації управління документами, а відтак, на основі цього, і управління підприємством загалом. Звернімо увагу хоча б на деякі задачі, які які вирішує автоматизація електронного документообігу:
- оптимізація витрат на канцелярію, поштові відправки, необхідні копії, транспортування, збереження документів. За допомогою автоматизації електронного документообігу стало можливим більш ефективно розподіляти робочий час співробітників. Також знизився рівень бюрократії, адже завдяки прозорості електронного документообігу, відправити терміновий документ, навіть за відсутності співробітника на робочому місці, може особа, яка має відповідні права доступу.
- підвищення ефективності управління на підприємствах, де є великий поток інформації, і завдання доцільно формулювати у вигляді службових записок, наказів і т.д., які легко переміщувати в системі між підрозділами, філіям компанії. СЕД координує інформаційних простір компанії в одній автоматизованій системі, що дозволяє швидко приймати рішення, легко контактувати та обмінюватись важливою документованою інформацією із зовнішніми контрагентами.
- підвищення ефективності співробітників за рахунок чіткого прозорого алгоритму і розподілу задач між співробітниками. Так керівник може спокійно керувати процесами діяльності компанії шляхом поставлених задач через електронний документообіг та закріплених за ними співробітників. Зникає необхідність тримати в голові кожну окрему задачу як керівникові, так і співробітникові. Автоматизовані системи електронного документообігу зберігають відомості про їх виконання чи невиконання, таким чином впорядковують робочі процеси в цілому і дисциплінують співробітників.
- безпека даних - все інформаційне поле документів зберігається в корпоративному електронному архіві й не уможливлює доступ до них осіб, які не мають відповідних прав для перегляду чи правок цих документів. В той час зберігання всієї інформації в єдиній системі електронного документообігу дозволяє швидко знайти потрібний документ, записку, постанову, договір і т.д.
- підвищення ефективності взаємодії із зовнішніми контрагентами за рахунок автоматизації електронного документообігу, а саме: швидкого обміну рахунками, договорами, отриманням первинної бухгалтерської документації та ін.
Вищеперелічені можливості це лише верхівка айсбергу з повного переліку тих інструментів, яким володіє система автоматизації електронного документообігу. Але вже на основі вище перерахованого можна зробити висновки, що ведення документообігу в єдиній електронній системі спрощує і пришвидшує в рази бізнес-процеси на підприємстві та поза його межами.
Це розуміють керівники комерційних установ, і на сьогодні попит на автоматизацію електронного документообігу зростає.
Програмним продуктом, який максимально покриває потреби в автоматизації електронного документообігу на підприємствах є "BAS Документообіг КОРП". З детальною інформацією та функціональними можливостями даної конфігурації можна ознайомитись за посиланням
