Все ли задачи бизнеса решает электронный документооборот?
Документооборот, под которым мы понимаем жизненный цикл/движение документа, с начала его создания, процессов перемещения к ликвидации, является незаменимым структурным элементом, как государственных, так и коммерческих учреждений. И это не зависит от масштаба той или иной организации. Существование любого предприятия невозможно без документооборота, который функционирует в виде потоков:
- внутренние – документооборот, который сосредоточен в пределах одной организации
- исходящие – документы, которые создаются специально для функционирования вне организации
- входящие – документы, получаемые организацией из внешних источников.
Цифровые технологии и интернет дали толчок для развития электронного документооборота. И по сути, ЭДО – это логическое продолжение привычного бумажного документооборота на предприятиях, созданного и распространяемого через цифровые носители. Переход от привычной организации работы с документами в формат электронного документооборота оптимизировал работу как коммерческих, так и государственных организаций, а использование ЭЦП ускорило работу с регламентированной документацией в разы.
Быстрый способ передачи документации внешним контрагентам является безоговорочным прогрессом по сравнению с бумажным документооборотом. Однако, проблема неэффективного ведения бизнеса внутри компании осталась: простой в работе из-за нескоординированности сотрудников, бюрократия обязанностей через задачи, которые передаются в устной форме, материально неоправданные расходы временных и трудовых ресурсов, простои в работе из-за ошибок, вызванных человеческим фактором.
Причиной неэффективного ведения многих бизнесов является банальная бессистемная организация электронного документооборота предприятия, решить которую можно путем единой системы движения документов, служебных записок подчиненным, координацией задокументированных задач между подразделениями, отчетности на основе документов за определенный период, позволяющие быстро принимать правильные решения.
Стала острая необходимость создать автоматизированную систему электронного документооборота, позволяющую перемещать электронные документы в едином информационном пространстве, с помощью специальных сервисов или программ. Так были разработаны системы управления документами, призванные полностью автоматизировать процессы перемещения документации на предприятиях.
Автоматизация электронного документооборота – необходимость или прихоть?
С помощью автоматизированных систем электронного документооборота стало возможным решение вопросов оперативной организации управления документами, а на основании этого, и управления предприятием в целом. Обратим внимание хотя бы на некоторые задачи, которые решает автоматизация электронного документооборота:
- оптимизация расходов на канцелярию, почтовые отправления, необходимые копии, транспортировки, хранения документов. С помощью автоматизации электронного документооборота стало возможным более эффективно распределять рабочее время сотрудников. Также снизился уровень бюрократии, ведь благодаря прозрачности электронного документооборота, отправить срочный документ, даже при отсутствии сотрудника на рабочем месте, может лицо, имеющее соответствующие права доступа.
- повышение эффективности управления на предприятиях, где есть большой поток информации, и задачи целесообразно формулировать в виде служебных записок, приказов и т.д., которые легко перемещать в системе между подразделениями, филиалам компании. СЭД координирует информационное пространство компании в одном автоматизированном поле, позволяет быстро принимать решения, легко контактировать и обмениваться важной документированной информацией с внешними контрагентами.
- повышение эффективности сотрудников за счет четкого прозрачного алгоритма и распределения задач между сотрудниками. Так руководитель может спокойно управлять процессами деятельности компании путем поставленных задач через электронный документооборот и закрепленных за ними сотрудников. Исчезает необходимость помнить каждую отдельную задачу как руководителю, так и сотруднику. Автоматизация электронного документооборота позволяет хранить сведения об их выполнении или невыполнении, таким образом упорядочивая рабочие процессы в целом и дисциплинируя сотрудников.
- безопасность данных – все информационное поле документов хранится в корпоративном электронном архиве, доступ к которому возможен только лицам, имеющим соответствующие права для просмотра или поправок этих документов. И в то же время, хранение всей информации в единой системе электронного документооборота позволяет быстро найти нужный документ, записку, постановление, договор.
- повышение эффективности взаимодействия с внешними контрагентами за счет автоматизации электронного документооборота, а именно: быстрого обмена счетами, договорами, получением первичной бухгалтерской документации и др.
Вышеперечисленные возможности это лишь верхушка айсберга из полного перечня инструментов, которым владеет система автоматизации электронного документооборота. Но уже на основе выше перечисленного можно сделать выводы, что ведение документооборота в единой электронной системе упрощает и ускоряет в разы бизнес-процессы на предприятии и за его пределами.
Это понимают руководители коммерческих учреждений, и сегодня спрос на автоматизацию электронного документооборота растет.
Программным продуктом, который максимально покрывает потребности в автоматизации электронного документооборота на предприятиях является "BAS Документообіг КОРП". С подробной информацией и функциональными возможностями данной конфигурации можно ознакомиться по ссылке.
