Целью подсистемы «Зарплаты и кадры» является решение следующих задач бухгалтеров и других профильных специалистов: кадровый учет по каждой отдельной организации в системе; начисление заработных и других выплат сотрудникам; формирование регламентированных документов, включая отчеты, на основе заработных плат сотрудников; отражение движения зарплаты и налогов в бухгалтерских и налоговых документах.
Автоматические настройки этого блока позволяют вести учет зарплатных выплат и персонала, включая учет сотрудников по основному месту работы и по совместительству. Все проводки имеют регламентированные формы, закрепленные за действующим законодательством Украины.
Кадровый учет в BAS Бухгалтерия
В программе «BAS Бухгалтерія» поддерживается упрощенный и полный учет кадров.
Особенностью полноценного кадрового учета в BAS Бухгалтерія является работа со справочниками «Физические лица» и «Сотрудники». Связано это с тем, что один и тот же человек может иметь несколько трудовых договоров с организацией, то есть быть двумя разными сотрудниками.
Учет в разрезе Физические лица и сотрудники
К категории Физические лица относятся сотрудники, работающие по трудовому договору, а также связанные с ними лица (могут быть дети работника). В эти справочники вносятся персональные данные сотрудника, а также лиц, не являющихся сотрудниками, но которым начисляются выплаты.
Сотрудники – это те физические лица, с которыми заключен трудовой договор. Поскольку такой договор может быть не один (принятие на работу после увольнения одного и того же человека, перевод на другую служебную должность), то есть и сотрудников, привязанных к одному физическому лицу, может быть несколько. В BAS Бухгалтерія возможно ведение учета по каждому такому сотруднику в соответствии с трудовым договором.
Полный кадровый учет предполагает его ведение через документы: принятие на работу, перевод, увольнение. Смена занятости сотрудника возможна непосредственно в документе, позволяющем без документа об увольнении переводить сотрудника на другое место работы в организации.
Справочники «Физические лица» и «Сотрудники» тесно связаны между собой, что позволяет упорядоченно вести учет без риска дублирования информации по сотрудникам (физическим лицам).
При упрощенном учете работа ведется непосредственно на карточке сотрудника с ограниченными возможностями ведения документов кадровых приказов.
Зарплатный учет в BAS Бухгалтерія
Среди автоматизированных форм для учета зарплат и других выплат, с которыми бухгалтер работает регулярно:
- начисление зарплаты сотрудникам по должностному окладу;
- содержание, где можно указать способ отражения в учете для каждого вида начисления в отдельности;
- взаиморасчетов с сотрудниками (выплаты заработной платы в наличном и безналичном эквиваленте);
- депонирование;
- расчет и учет регламентированных законодательством форм налогов и взносов на основе зарплаты сотрудника компании;
- формирование документов: отчетов и печатных форм (по НДФЛ, по ЕСВ)
Расчеты и учет заработных плат возможны для всех сотрудников, а также для каждого отдельно на субсчетах счета 66 «Расчеты по выплатам работникам».
Основные начисления, которые можно вести в BAS Бухгалтерія:
- Оклады сотрудников (фиксированные начисления по дням, по часам, оплата по дневному тарифу, оплата по временному тарифу);
- Индексация зарплаты (ежемесячное начисление по алгоритмам законодательства)
Оплата отпуска (фиксированной суммой); - Оплата временной нетрудоспособности (фиксированной суммой на средства предприятия, на средства фонда социального страхования)
Также пользователь может создавать свои начисления путем создания нового документа.
Программа BAS Бухгалтерія имеет расширенный функционал учета рабочего времени, однако она не содержит автоматического расчета больничных и отпускных. Именно поэтому нашими разработчиками предложен дополнительный модуль «Программная доработка – расчет больничных и отпускных».
Виды выплат сотрудникам
Любые выплаты сотрудникам формируются через платежные ведомости. В BAS Бухгалтерия реализованы следующие виды выплат:
- очередная выплата,
- аванс,
- аванс с предварительным расчетом,
- депоненты,
- дивиденды и т.д.
Учет выплат ведется как в наличном, так и в безналичном формате.
Выплаты зарплаты через кассу реализуется в документе «Ведомости в кассу».
При помощи такой ведомости можно формировать выплаты сразу по всем сотрудникам через документ «Расходный кассовый ордер», а также по каждому отдельному рабочему через обработку «Выплата зарплаты расходными ордерами».
Выплаты зарплаты через начисление на расчетный счет сотрудника реализуется в документе «Ведомости в банк».
В «Ведомости по выплате через банк» начисление зарплаты происходит на лицевые счета сотрудников. Такой учет ведется в реестре сведений «Личные счета сотрудников по зарплатным проектам», которые формируются предварительно через заключение договоров с банком. Также регистрацию выплат зарплаты и ведение документа «Списание с банковского счета» можно вести на основании такой ведомости.
Начисление заработной платы
Документ «Начисление зарплаты» предназначен для расчета заработных плат. Этот документ заполняется автоматически в соответствии с данными кадрового учета сотрудников (компании, отдела), если начисления плановые. Также возможно вручную вести расчет зарплаты в индивидуальном порядке через команду «Подбор», где при необходимости производится корректировка данных
В этом же документе возможен предварительный расчет, создаваемый на основе оклада и отработанного времени путем установки флажка в окне поля «Предварительный расчет».
Отражение зарплаты в бухгалтерском учете
В BAS Бухгалтерия зарплатные проводки в бухгалтерском учете реализованы в документе «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» или непосредственно при формировании проводок в ведомости по начислению зарплаты. Любые регламентированные документы начисления или удержания коррелируются способом отображения, что в справочниках так и называется «способ отражения зарплаты в регламентированном учете». Этот документ может быть фиксированным:
- по виду расчета
- за конкретным сотрудником
- за сотрудниками организации или отделом
Если способ отображения начислений или удержаний не указан, он автоматически формируется по умолчанию.
Формирование отчетов зарплатного и кадрового учета
Отчетность для кадрового и зарплатного учета в BAS Бухгалтерии можно формировать стандартные, а также собственные, по данным модуля «Зарплата и кадры».
Отчетные документы кадрового учета могут быть получены в разрезе личным данным сотрудников, личных карточек, штатных сотрудников или уволенным сотрудникам.
Зарплатные отчеты представлены более широким списком документов: типовые формы П-6, П-7, анализ зарплаты, оплат, расчетных писем, сведений и т.п.
Итак, программа BAS Бухгалтерія является комплексным решением для бухгалтерского и налогового учета, включая автоматизацию процессов, связанных с начислением заработных плат и кадров.
У этой конфигурации есть все возможности для базового зарплатного и кадрового учета. Если же у вас есть необходимость в детализированных настройках, расширенному функционалу именно направления «Зарплата и кадры» следует обратить внимание на такое программное решение как BAS Бухгалтерія КОРП.
