Вихідні дані: програма обліку перестала відповідати потребам бізнесу
Автобізнес тривалий час працював у програмі застарілої платформи. Проте з часом система перестала забезпечувати безперебійну роботу торгової мережі:
- часті збої при обміні з М.E.Doc, ПРРО та посттерміналами;
- відсутність гнучкої інтеграції з інтернет-магазином;
- складнощі у веденні складського обліку для мережі філій;
- ризики втрати даних через застарілу платформу.
Компанія потребувала сучасного рішення, здатного підтримувати стабільну роботу, інтеграцію з торгово-апаратним обладнанням.
Поставлені задачі
- Забезпечити плавний перехід без втрати історичних даних.
- Організувати єдиний облік для роздрібної та інтернет-торгівлі.
- Налаштувати інтеграцію з фіскальними реєстраторами, POS-терміналами, M.E.Doc та ПРРО.
- Автоматизувати облік запасів та рух товарів між складами і філіями.
- Підвищити надійність і зручність роботи користувачів.
Рішення: впровадження BAS Малий бізнес та перенесення залишків
Для досягнення цілей було обрано BAS Малий бізнес — сучасну платформу, побудовану на базі технології ERP-класу, але адаптовану для малого та середнього бізнесу.
Основні етапи переходу:
- Аудит даних наявної програми — визначення структури довідників, документів, регістрів.
- Перенесення довідників та залишків у BAS Малий бізнес.
- Тестове впровадження у одній філії для перевірки інтеграцій.
- Підключення торгового обладнання (сканери, принтери чеків, POS).
- Налаштування інтеграції з M.E.Doc та ПРРО через стандартні обробки.
- Навчання персоналу з акцентом на нові функції та інтерфейс.
Результат переходу на BAS Малий бізнес
Після переходу на BAS Малий бізнес підприємство отримало:
- Стабільну роботу торгових точок і онлайн-магазину без збоїв у сервісах.
- Єдину базу даних для всіх філій — актуальні залишки, ціни та замовлення.
- Швидке формування звітів і контроль фінансових потоків у реальному часі.
- Синхронізацію з M.E.Doc, платіжними терміналами та фіскальними пристроями.
- Зручну аналітику продажів по кожному магазину і категорії товарів.
У цифрах результати міграції з версії попереднього покоління можна виразити так:
- Швидкість роботи відділів продажу зросла на 40% — завдяки автоматичному створенню документів, інтеграції з POS-терміналами та ПРРО.
- Обробка онлайн-замовлень скоротилася з 15 до 5 хвилин — усі операції від заявки до відвантаження тепер виконуються в єдиній системі.
- Інвентаризація та контроль залишків займають у 2 рази менше часу завдяки синхронізації складів і торгових точок.
- Прозорість управлінської звітності: керівництво отримує дані про продажі, дебіторку та запаси в режимі реального часу.
Перехід від старої системи до BAS Малий бізнес дав компанії можливість не просто оновити облік, а побудувати єдину цифрову екосистему для роздрібної торгівлі.
Коментар експерта UIT
Провідний програміст, експерт в області автоматизації бізнес-процесів — Юрій Задачин:
«Цей кейс — класичний приклад того, як застарілі ІТ-рішення можуть гальмувати бізнес. Програми обліку попереднього покоління не підтримують сучасні стандарти інтеграції, і кожен оновлений сервіс — це потенційний ризик. Після впровадження BAS Малий бізнес мережа автомагазинів отримала централізовану систему управління та обліку, без втрати історичних даних, і без потреби у глибоких кастомізаціях.»
Порада бізнесам, які досі працюють у застарілих системах обліку
- Перевірте, чи сумісна ваша поточна база з оновленнями звітності, ПРРО чи іншими допоміжними для вас сервісами.
- Оцініть витрати на підтримку старої системи та вартість переходу.
- Не чекайте, поки збій призведе до втрати даних — перехід можна зробити планово і без ризиків.
Цей кейс — приклад того, як оновлення облікової системи може стати драйвером подальшого росту бізнесу. BAS Малий бізнес допоміг бізнесу забезпечити стабільність, централізований контроль і масштабування.
