Інструменти для автоматизації обліку гуртівень
Оскільки в гуртовій торгівлі мова йде про велику кількість номенклатури, гнучку роботу з ціновою політикою, взаємодію з контрагентами різних форматів і напрямків, автоматизація обліку — необхідний крок в досягненні ефективної діяльності гуртівень.
Автоматизація обліку гуртової торгівлі передбачає використання спеціалізованих програмних рішень та систем, наприклад:
- ERP (Enterprise Resource Planning) для системного управління усіма бізнес-процесами, від обліку товарів і клієнтів до фінансового управління.
- CRM (Customer Relationship Management) для зберігання і вдосконалення роботи з інформацією про клієнтів і взаємодію з ними.
- Система управління запасами для ефективного обліку товарів на складі, визначення оптимальних рівнів запасів і автоматизації замовлення.
- RFID технології та можливості інтеграції з іншим торгово-апаратним обладнанням, що дозволить відстежувати і контролювати товари на складі та при поставках.
Перехід до нових автоматизованих систем може бути складним процесом. Тому варто ретельно запланувати цей процес і визначте ресурси, необхідні для впровадження.
«УДК» та інші системи «BAS» для автоматизації обліку гуртової торгівлі
«Управління дистрибуторською компанією»
Це спеціалізована система автоматизації, розроблена спеціально для дистриб’юторських компаній, які працюють у секторі FMCG (товари широкого вжитку). Головною метою цієї програми є оптимізація та поліпшення управління процесами в компаніях, що займаються дистрибуцією та гуртовою торгівлею.
«УДК» дозволяє ефективно відстежувати та аналізувати продажі; оптимізувати логістичні процеси, включаючи управління запасами та доставку товарів; вести облік фінансових операцій, включаючи розрахунок витрат і прибутку; синхронізувати роботу в режимі онлайн операторів та торгових представників шляхом інтеграції системи «УДК» та програмними застосунками агентів; обробляти понад 500 замовлень в день одним оператором тощо.
У лінійці продуктів «BAS» є кілька рішень, які наповнені інструментами для автоматизації обліку та діяльності бізнесів, що займаються гуртовою торгівлею та дистрибуцією. Такими універсальними рішеннями є «BAS Управління торгівлею» та «BAS Комплексне управління підприємством».
«BAS Управління торгівлею»
«BAS УТ» — програмне рішення, спеціально розроблене для автоматизації бізнес-процесів у торговельних організаціях. Надає можливість швидко та комплексно автоматизувати управлінський та оперативний облік, маркетингові стратегії, планування та аналіз торгових операцій.
«BAS Управління торгівлею» підходить для різних видів торговельних точок, як оптових, так і роздрібних, а також може бути налаштованою для різних розмірів підприємств.
Ця програма дозволяє автоматизувати багато процесів: такі як управління продажами, закупівлями, складськими запасами, відносинами з постачальниками та замовниками, обробка замовлень, управління грошовими коштами, облік витрат; генерувати аналітичні звіти з торгової діяльності; контролювати діяльність торгових представників
«BAS Комплексне управління підприємством»
«Комплексне управління підприємством» від «BAS» – це програмний продукт з широким функционалом, спеціально розроблений для компаній з багатопрофільною діяльністю. Охоплює такі види діяльності, як виробництво, гуртова та роздрібна торгівля тощо.
«BAS КУП» дозволяє вести комплексний облік для компаній різного розміру та сфери діяльності; автоматизує фінансовий облік, допомагаючи в організації фінансових потоків компанії, включаючи бухгалтерський та податковий облік; надає можливість планувати та визначати стратегічні цілі підприємства, поводити комплексний аналіз управлінської діяльності; оптимізує управління закупівлями, запасами, продажами, доставками.
Ця ERP-система підходить компаніям, які потребують детального обліку та аналітики своєї діяльності, особливо якщо вони працюють у багатьох напрямках, включно з гуртовою торгівлею.
Алгоритм переходу до автоматизованих систем обліку та управління
Перехід до автоматизації бізнесу може бути не простим процесом на старті, але в кінцевому результаті покращить ефективність і конкурентоспроможність дистрибуторських та інших компаній, що займаються масовою реалізацією товарів.
Алгоритм, який може допомогти у процесі впровадження:
Мета автоматизації
Визначення, чого саме потрібно досягти завдяки автоматизації. Це може бути збільшення продуктивності, зменшення витрат, покращення обслуговування клієнтів тощо.
Аналіз бізнес-процесів
Почати необхідно з докладного аналізу всіх бізнес-процесів, визначити, яка діяльність може бути автоматизована і які операції потребують найбільшої уваги.
Вибір відповідних інструментів і технологій
Вибір програмних і апаратних рішень, які можуть допомогти, з врахуванням особливостей бізнесу і бюджету.
Розробка плану автоматизації
Розробка лану, який містить поетапні кроки, терміни та ресурси, необхідні для впровадження автоматизації.
Тестування
Перед повним впровадженням автоматизованих рішень необхідно провести тестування, щоб переконатися, що все працює правильно і відповідає вашим потребам.
Підготовка персоналу
Процес навчання і підготовка співробітникам, які будуть працювати з новими системами і інструментами. Цей етап ні в якому разі не можна ігнорувати, оскільки ефективність впровадження безпосередньо випливає з умінь та можливостей користувачів автоматизованих систем.
Впровадження
Реалізація плану автоматизації відповідно до зазначеного графіку проєкту. Відстеження процесів впровадження і реакція на можливі збої чи проблеми, які виникають на цьому етапі.
Оцінка результатів
Не варто очікувати результат автоматизації вже на наступний день після впровадження. Але після налагодження процесів роботи необхідно оцінити прогрес, порівняти результати із поставленими цілями.
Оптимізація та постійне вдосконалення
Вдосконалення автоматизованих процесів, вивчення та впровадження нових можливостей для збільшення ефективності.
Масштабування
Якщо автоматизація приносить позитивні результати, потрібно працювати над розширенням автоматизованих рішень на інші аспекти бізнесу.
Автоматизація має стати частиною корпоративної культури компанії. Для цього необхідно мотивувати співробітників до активної участі в цьому процесі та стимулювати їх пропонувати ідеї щодо поліпшення автоматизованих процесів.
Слід пам’ятати, що автоматизація може бути поетапною і потребує часу та зусиль.
Важливою складовою переходу до будь-якої автоматизації: чи то гуртова, чи роздрібна торгівля, — бути відкритим до нових ідей і нововведень, а також готовим до адаптації та змін в компанії.
