Метою підсистеми “Зарплати і кадри” є вирішення наступних завдань бухгалтерів та інших профільних спеціалістів: кадровий облік по кожній окремій організації в системі; нарахування заробітних та інших виплат співробітникам; формування регламентованих документів, включно зі звітами, на основі заробітних плат співробітників; відображення руху зарплатних коштів та податків в бухгалтерських та податкових документах.
Автоматичні налаштування цього блоку дозволяють вести облік зарплатних виплат та персоналу, включаючи облік співробітників за основним місцем роботи, і за сумісництвом. Усі проводки мають регламентовані форми, що закріплені за чинним трудовим законодавством України.
Кадровий облік в BAS Бухгалтерія
У програмі “BAS Бухгалтерія” підтримується спрощений та повний облік кадрів.
Особливістю повноцінного кадрового обліку в BAS Бухгалтерія є робота з довідниками “Фізичні особи” та “Співробітники”. Пов'язано це з тим, що одна і та ж особа може мати кілька трудових договорів з організацією, тобто бути двома різними співробітниками.
Облік у розрізі Фізичні особи та Співробітники
До категорії “Фізичні особи” відносяться співробітники, що працюють за трудовим договором, а також пов'язані з ними особи (можуть бути діти працівника). У ці довідники вносяться персональні дані співробітника, а також осіб, які не є співробітниками, але яким нараховуються виплати.
Співробітники - це ті фізичні особи, з якими укладений трудовий договір. Оскільки такий договір може бути не один (прийняття на роботу після звільнення однієї і тієї ж людини, переведення на іншу службову посаду), тобто і співробітників, прив'язаних до однієї фізичної особи може бути кілька. В BAS Бухгалтерія можливе ведення обліку за кожним таким співробітником відповідно до трудового договору.
Повний кадровий облік передбачає його ведення через документи: прийняття на роботу, переведення, звільнення. Зміна зайнятості співробітника можлива безпосередньо в документі, що дозволяє без документа про звільнення переводити співробітника на інше місце роботи в організації.
Довідники “Фізичні особи” та “Співробітники” тісно пов'язані між собою, що дозволяє впорядковано вести облік без ризику дублювання інформації по співробітниках (фізичним особам).
При спрощеному обліку робота ведеться безпосередньо в картці співробітника з обмеженими можливостями ведення документів кадрових наказів.
Зарплатний облік в BAS Бухгалтерія
Серед автоматизованих форм для обліку зарплат та інших виплат, з якими бухгалтер працює регулярно:
- нарахування зарплати співробітникам за посадовим окладом;
- утримання, де можна зазначити спосіб відображення в обліку для кожного виду нарахування окремо;
- взаєморозрахунків зі співробітниками (виплати заробітної плати в готівкому та безготівковому еквіваленті);
- депонування;
- розрахунок та облік регламентованих законодавством форм податків та внесків, на основі зарплати співробітника компанії;
- формування документів: звітів і друкованих форм (за ПДФО, за ЄСВ)
Розрахунки та облік заробітних плат можливий для усіх співробітників, а також для кожного окремо на субрахунках рахунку 66 "Розрахунки за виплатами працівникам".
Основні нарахування, які можна вести в BAS Бухгалтерія:
- Оклади співробітників (фіксовані нарахування по днях, по годинах, оплата за денним тарифом, оплата за часовим тарифом)
- Індексація зарплати (щомісячне нарахування за алгоритмами законодавства)
- Оплата відпустки (фіксованою сумою);
- Оплата тимчасової непрацездатності (фіксованою сумою коштом підприємства, коштом фонду соціального страхування)
Також користувач може створювати власні нарахування шляхом створення нового документу.
Програма “BAS Бухгалтерія” мітить розширений функціонал обліку робочого часу, проте вона не містить автоматичного розрахунку лікарняних та відпускних. Саме тому нашими розробниками запропонований додатковий модуль “Програмна доробка - розрахунок лікарняних та відпускних”.
Види виплат співробітникам
Будь-які виплати співробітникам формуються через платіжні відомості. В BAS Бухгалтерія реалізовані наступні види виплат:
- чергова виплата,
- аванс,
- аванс з попереднім розрахунком,
- депоненти,
- дивіденди тощо.
Облік виплат ведеться як в готівковому, так і безготівковому форматі.
Виплати зарплати через касу реалізовується в документі “Відомості в касу”
За допомогою такої відомості можна формувати виплати відразу по всім співробітникам через документ “Видатковий касовий ордер”, а також по кожному окремому робітнику через обробку “Виплата зарплати видатковими ордерами”
Виплати зарплати через нарахування на розрахунковий рахунок співробітника реалізовується в документі “Відомості в банк”
У “Відомості на виплату через банк“ нарахування зарплати відбувається на особові рахунки співробітників. Такий облік ведеться в реєстрі відомостей “Особові рахунки співробітників за зарплатними проєктами”, які формуються попередньо через укладання договорів з банком. Також реєстрацію виплат зарплати та ведення документа “Списання з банківського рахунку” можна вести на підставі такої відомості.
Нарахування заробітної плати
Документ “Нарахування зарплати” призначений для розрахунку заробітних плат. Цей документ заповнюється автоматично відповідно до даних кадрового обліку співробітників (компанії, відділу), якщо нарахування планові. Також можливо вручну розрахунок зарплати в індивідуальному порядку через команду “Підбір”, де за необхідності проводиться коригування даних
У цьому ж документі можливий попередній розрахунок, який створюється на основі окладу та відпрацьованого часу шляхом встановлення прапорця у віконці поля “Попередній розрахунок”.
Відображення зарплати в бухгалтерському обліку
В “BAS Бухгалтерія” зарплатні проводки в бухгалтерському обліку реалізовані в документі “Відображення зарплати в бухгалтерському обліку” або безпосередньо при формуванні проводок у відомості з нарахування зарплати. Будь-які регламентовані документи нарахування чи утримання корелюються способом відображення, що в довідниках так і називається “Спосіб відображення зарплати в регламентованому обліку”. Цей документ може бути фіксованим:
- за видом розрахунку
- за конкретним співробітником
- за співробітниками організації чи певним відділом
Якщо спосіб відображення нарахувань чи утримань не зазначений, то він автоматично формується за замовчуванням.
Формування звітів зарплатного та кадрового обліків
Звітність для кадрового та зарплатного обліків в BAS Бухгалтерії можна формувати стандартні, а також власні, за даними модулю “Зарплата і кадри”.
Звітні документи кадрового обліку можна отримати у розрізі особистим даним співробітників, особистих карток, штатних співробітників чи звільненим співробітникам.
Зарплатні звіти представлені ширшим списком документів: типові форми П-6, П-7, аналіз зарплати, оплат, розрахункових листів, відомостей тощо.
Отже, програма “BAS Бухгалтерія” є комплексним рішенням для бухгалтерського та податкового обліку, включно з автоматизацією процесів, пов’язаних з нарахуванням заробітних плат та кадрів.
Ця конфігурація має усі можливості для базового зарплатного та кадрового обліку. Якщо ж у вас є потреба в деталізованих налаштуваннях, розширеному функціоналу саме напрямку “Зарплата та кадри” варто звернути увагу на таке програмне рішення як BAS Бухгалтерія КОРП.