Що таке електронний документообіг та які його переваги для бізнесу
Електронний документообіг або ЕДО - це процес створення та передачі цифрових документів між контрагентами, як всередині однієї компанії, так і за її межі.
Діджиталізація обігу документів реалізовується через програмні інструменти, які дозволяють миттєво передавати документи, акти, накладні, тим самим пришвидшуючи та спрощуючи бізнес-процеси компаній, що, звісно впливає на роботу відповідальних за це співробітників.
Які переваги має електронний документообіг для підприємств:
- Обмеження використання паперової документації. Дає можливість оптимізувати кошти на закупку канцелярії для організацій, поштових та кур’єрських служб.
- Безпека збереження архівів при форс-мажорних обставинах. На жаль, таких випадків в Україні, за час війни, зафіксовано немало; коли від пожеж деякі компанії разом з офісними приміщеннями втрачали і всю документацію, що там зберігалась.
- Пришвидшення бізнес-процесів. Шляхом обміну цифровими документами оптимізується час на їх створення, відправку, виправлення, підписання тощо.
- Доступ до сервісу ЕДО зазвичай користувачі мають 24/7, якщо вони представлені хмарними сервісами. Це значить, контролювати усі процеси з документами можна будь-коли й з будь-якої точки світу, що особливо актуально в умовах екстрених відключень електропостачання та в умовах, коли відповідальний співробітник знаходиться в іншій країні.
Електронні документи мають таку ж юридичну силу, що і паперові, а затверджені кваліфікованим цифровим підписом практично недосяжні для будь-яких видів шахрайства.
Обмін документами онлайн дозволяє повноцінно функціонувати бізнесам, що особливо важливо в умовах воєнного стану.
Підключення до сервісу ЕДО
Обіг електронних документів у цифрі є ще одним напрямком розвитку IT-компаній. Запропонований він такими розробками для невеликого та середнього бізнесу, як FREDO ДокМен, СОТА, White Doc, Вчасно, Paperless, FlyDoc та інші, для великого бізнесу та корпоративного сектору — BAS Документообіг КОРП.
Як підключитися до системи електронного документообігу
- Оберіть сервіс ЕДО з вищеперерахованих чи інші, які функціонально підійдуть до ваших бізнес-процесів, запропонованих умов використання та можливістю інтеграції з обліковою бухгалтерською, управлінською системами.
- Отримайте та завантажте КЕП, або ж перевірте термін його дії. Для затвердження документів та їх юридичної сили необхідно отримати кваліфікований електронний підпис. Як і де отимати ЕЦП/КЕП.
- Формуйте, завантажуйте та відправляйте е-документи. Зазвичай розробники пропонують хмарну систему цифрового документообігу, тому підключення та експлуатація сервісу можлива вже за кілька годин.
Якщо є діючий договір ІТС ПРОФ чи пакет “Бухгалтерський”, користувачам ліцензійних програмних продуктів BAS сервіс FREDO ДокМен вже підключений.
Залишились питання? Поставте їх нашим спеціалістам, скориставшись кнопкою зворотного зв'язку чи телефонами сайту.
