Ввідні дані
Компанія з продажу та розповсюдження книжкової та іншої друкованої продукції вела торгівлю своїми товарами через інтернет-магазини на платформах Allo, Епіцентр, Rozetka, Prom.ua.
Уся діяльність велась вручну, що уповільнювало опрацювання замовлень; збільшувало кількість помилок, допущених співробітниками через ручну обробку інформації, унеможливлювало отримання наскрізних даних для аналітики керівництву, а відтак і ефективно розвиватись бізнесу.
В ході аналізу бізнес-процесів були визначені цілі та способи їх вирішення шляхом автоматизації.
Цілі проєкту
Комплексна автоматизація бізнесу, що передбачала досягнення наступних цілей:
- Впровадження комплексного рішення для автоматизації бізнесу.
- Синхронізація онлайн-магазинів на маркетплейсах з обліковою програмою та додатковими сервісами.
Таким чином передбачалось створення єдиної інфраструктури для роботи як лінійного персоналу, так і керівництва для віддаленого доступу та централізованого управління.
Пошук рішення та етапи роботи
В ході переговорів по формуванню задач, що мала вирішити управлінська система, враховуючи усі складові, керівництвом було прийнято рішення орендувати програму. Про переваги аренди програмного забезпечення можна почитати за посиланням.
На першому етапі ми реалізували наступні роботи:
- розвернули програму “BAS Малий бізнес” на серверних потужностях Європи;
- наповнили систему необхідними даними;
- налаштували необхідний функціонал для роботи у програмі;
- розмежували права доступу для лінійного персоналу та керівників компанії
Другим етапом роботи стала інтеграція модулів маркетплейсів “Allo”, “Епіцентр”, “Rozetka”, “Prom.ua” та поштових сервісів “Нова пошта”, “Укрпошта” з хмарною “BAS Малий бізнес” та двосторонній обмін даними між системами.
Результатом такого обміну стали:
- оптимізація часу на завантаження замовлень;
- автоматичне формування ТТН та відправка його в кабінет покупця відразу після генерування;
- відсутність дублювання діяльності продавців, оскільки зміни цінника, властивостей товарів, їх наявності, вибуття чи прибуття відбувається безпосередньо в “BAS Малий бізнес” і автоматично передаються в інтернет-магазини;
- завантаження замовлень в програму “BAS Малий бізнес” з позначкою, з якого саме маркетплейсу “прилетіло” замовлення;
- автоматичний обмін статусів замовлень між системами;
- можливість перейти у модуль пошти прямо у замовленні вказавши всю необхідну інформацію про відправку та передати поштовій службі.
На третьому етапі відбулися процеси впровадження та відточування процесів в програмі для комфортного користування:
- навчені працівники
- налаштовано всі необхідні ролі та інтерфейси для працівників
- доопрацьовані модулі інтеграції з ПРРО у зв'язку з законодавчими змінами
- реалізовані додаткові потреби, направлені на роботу з великим асортиментом книг, друком документів, збором замовлень, відвантаженням їх покупцям, звітністю та ін.
Результати проєкту
Результатами проєкту:
- Розміщення програми “BAS Малий бізнес” на серверних потужностях та завантажити даних;
- Налаштування необхідного функціоналу та розмежування прав доступу;
- Інтеграція програми “BAS Малий бізнес” з маркетплейсами;
- Інтеграція з поштовими сервісами;
- Підключення торгового обладнання;
- Підключення програмного РРО;
- Налаштування та підтримка роботи систем автоматизації.
Таким чином, досягнуто загальну ціль - отримання “на виході” комплексного автоматизованого рішення для кількох інтернет-магазинів з єдиним інформаційним полем.