Вводные данные
Компания по продажам и распространению книжной и другой печатной продукции вела торговлю своими товарами через интернет-магазины на платформах Allo, Эпицентр, Rozetka, Prom.ua.
Вся деятельность велась вручную, что замедляло проработку заказов; увеличивало количество ошибок, допущенных сотрудниками из-за ручной обработки информации, исключало возможность получения сквозных данных для аналитики руководству, а следовательно и эффективно развиваться бизнесу.
В ходе анализа бизнес-процессов были определены цели и способы их разрешения путем автоматизации.
Цели проекта
Комплексная автоматизация бизнеса, предполагавшая достижение следующих целей:
- Внедрение комплексного решения для автоматизации бизнеса.
- Синхронизация онлайн магазинов на маркетплейсах с учетной программой и дополнительными сервисами.
Таким образом, предполагалось создание единой инфраструктуры для работы как линейного персонала, так и руководства для удаленного доступа и централизованного управления.
Поиск решений и этапы работы
В ходе переговоров по формированию задач, которые должна была решить управленческая система, учитывая все составляющие, руководством было принято решение арендовать программу. О преимуществах аренды программного обеспечения можно прочитать по ссылке.
На первом этапе мы реализовали следующие работы:
- Развернули программу "BAS Малый бизнес" на серверных мощностях Европы;
- Наполнили систему необходимыми данными;
- Настроили необходимый функционал для работы в программе;
- Разграничили права доступа для линейного персонала и руководителей компании.
Вторым этапом работы стала интеграция модулей маркетплейсов "Allo", "Эпицентр", "Rozetka", "Prom.ua" и почтовых сервисов "Новая почта", "Укрпочта" с облачной “BAS Малый бизнес” и двусторонний обмен данными между системами).
Результатом такого обмена стали:
- оптимизация времени на погрузку заказов;
- автоматическое формирование ТТН и отправка ее в кабинет покупателя сразу после генерирования;
- отсутствие дублирования деятельности продавцов, поскольку изменения ценника, свойств товаров, их наличия, выбытия или прибытия происходит непосредственно в “BAS Малый бизнес” и автоматически передаются в интернет-магазины;
- загрузка заказов в программу "BAS Малый бизнес" с отметкой, из какого именно маркетплейса "прилетел" заказ;
- автоматический обмен статусов заказов между системами;
- возможность перейти в модуль почты прямо в заказе, указав всю необходимую информацию об отправке и передать почтовой службе.
На третьем этапе состоялись процессы внедрения и оттачивания процессов в программе для комфортного использования:
- обученные работники;
- настроены все необходимые роли и интерфейсы для работников;
- доработанные модули интеграции с ПРРО в связи с законодательными изменениями;
- реализованы дополнительные потребности, направленные на работу с большим ассортиментом книг, печатью документов, сбором заказов, отгрузкой их покупателям, отчетностью и т.д.
Результаты проекта
Результатами проекта:
- Размещение программы “BAS Малый бизнес” на серверных мощностях и скачивание данных;
- Настройка необходимого функционала и разграничение прав доступа;
- Интеграция программы "BAS Малый бизнес" с маркетплейсами;
- Интеграция с почтовыми сервисами;
- Подключение торгового оборудования;
- Подключение программного РРО;
- Настройка и поддержка работы систем автоматизации.
Таким образом, достигнута общая цель – получение "на выходе" комплексного автоматизированного решения для нескольких интернет-магазинов с единым информационным полем.
