Автоматизация дистрибуторской компании

   По роду своей деятельности мы часто встречаемся с вопросом автоматизации дистрибуторских компаний. Это один из главных вопросов, которым мы занимаемся, в силу общения с компаниями различных видов дистрибуции, разных размеров и разных уровней организованности. Но все компании встречаются с одним и тем же типом проблем при автоматизации. Давайте рассмотрим самые часто встречаемые и попробуем «разложить по полочкам»:

   Итак, проблема № 1 – потеря данных при переходе. Часто от клиентов и потенциальных клиентов слышны опасения – «когда то мы переходили, вынуждены были практически остановить работу компании на день, два дня, неделю...», «мы несем большие потери при переходе», и прочие страхи из этой области. Это, естественно, может случиться, но исключительно в случае некачественной организации самого перехода, отсутствия понимания системы и процессов компании. И с этим точно можно бороться. На самом деле, в данном вопросе очень большое значение имеет качественный подход к самому процессу внедрения. Иногда, в качестве решения напрашивается ведение учета параллельно в двух базах. Но мы не рекомендуем это делать. Все очень просто – Вы никогда не сможете получить одинаковые результаты обработки данных в двух системах, таким образом вы не сможете себе подтвердить, что новая система реализована качественно, и Ваш процесс перехода в большинстве случаев завален.  Другое дело – выделить один день для проведения тестового дня. В своей проектной технологии тестовым днем мы называем выходной день, когда имитируем работу компании одного из предыдущих рабочих дней. То есть, в новую систему вносятся реальные остатки, например, на четверг утро, сотрудники получают те же заявки и данные по тем же каналам (вручную, автоматически из кпк, ftp и прочее), обрабатывают, формируют рейсы. В конце дня мы смотрим результат, как обработаны данные, какие ошибки при обработке возникли, у кого что получилось/не получилось, анализируем производительность системы. Таким образом принимается решение о запуске или отправке системы на доработку. Таких дней может быть несколько, а может хватить и дня.

   Проблема № 2 – человеческий фактор. Люди ошибаются, часто не любят изменения, любят следовать привычкам. Если этим фактором не управлять, то последствия могут быть очень плачевными. Вплоть до остановки проекта.
И  первое что нужно сделать – это хорошо поработать  с сотрудниками. У людей должна быть возможность хорошо оттренировать навыки работы в новой системе, попросту говоря, у них не должно быть страха перед новой программой и должна быть уверенность, что она хорошо отлажена (особенно, если имеется опыт негативного перехода). В этом деле можем порекомендовать не пропускать такой важный пункт, как обучение персонала, с обязательным выделением времени на практические тренировки, где человек самостоятельно решает поставленные перед ним задачи, а также обязательно наличие пользовательских инструкций. Не просто руководства пользователя с описанием  возможностей, а именно инструкций, где последовательно будут описаны шаги выполнения той или иной задачи.

   Проблема № 3 – проблема остатков. К сожалению, мало кто осознает, что на самом деле у них в компании такая проблема имеется, и еще меньшее количество руководителей понимают величину влияния этого фактора на качественный переход. Поэтому, даже если Вы уверенны, что в вашей текущей  системе с данными все в порядке: остатки верные, взаиморасчеты верные, справочники не задублированы – рекомендуем это проверить. Провести сверки с контрагентами, сделать полную инвентаризацию и другое, в зависимости от того, какие объекты учета Вы переводите в новую информационную систему. От этого зависит качество учета в новой системе, качество аналитики, и главное – качество перехода. Отнеситесь к этому как к переезду: все старое - выбросить, нужное - систематизировать. Тогда Вы быстро обустроитесь в новой системе и начнете получать те преимущества, ради которых и был затеян весь переезд.

 

 Желаем Вам легких переходов. Помните, что любая информационная система – это инструмент. Инструмент должен помогать, им просто надо уметь пользоваться.

 Эти и остальные проблемы автоматизации дистрибуторских компаний, специалисты UIT уже много лет учитывают при создании собственных, уникальных программных обеспечений для дистрибуторов.

 

     Управление дистрибуторской компанией

     Читать другие статьи